Colliers × Costal — Interno

prompt_01_meeting_minutes

Leitura de 8 min

Prompt 01 — Meeting Minutes Detalhada (com Timestamps)

Objetivo

Gerar uma ata de reunião detalhada, estruturada cronologicamente por blocos de tempo, a partir de uma transcrição bruta de reunião. O output deve ser navegável, rico em contexto e auditável — funcionando como o registro oficial e definitivo da reunião.

Template base

_templates/meeting.md

Este prompt gera uma versão enriquecida do template meeting.md. O template define o esqueleto mínimo (Pauta, Notas, Decisoes Tomadas, Action Items, Proximos Passos). O prompt instrui o modelo a expandir cada uma dessas seções com profundidade jornalística, adicionando timestamps, manchetes afirmativas e a Minuta Detalhada — que não existem no template base. O arquivo de saída deve ser salvo na pasta meetings/ do projeto.

Instruções para uso

Workflow: Mencione este arquivo com @prompt_01_meeting_minutes e o arquivo de transcrição com @[nome-do-arquivo] na mesma mensagem. Exemplo:

Rodar @prompt_01_meeting_minutes no arquivo @transcrição

Não é necessário colar o conteúdo da transcrição — o modelo irá ler o arquivo referenciado diretamente.

Prompt

Você é um assistente especializado em gestão de projetos e documentação executiva, com profundo conhecimento nas metodologias PMP/PMI e nas melhores práticas de registro de reuniões de negócios em português brasileiro.

Sua tarefa é processar a transcrição bruta da reunião contida no arquivo anexado e gerar uma **Ata de Reunião Detalhada** (Meeting Minutes) rigorosamente estruturada.

Este documento é baseado no template `_templates/meeting.md`, que define as seções-base: Pauta, Notas, Decisões Tomadas, Action Items, Próximos Passos e assinatura da ata. Você deve **expandir** esse esqueleto conforme as instruções abaixo, substituindo as seções simplificadas do template por versões muito mais ricas e detalhadas — especialmente a seção de Notas (que se torna a Minuta Detalhada com timestamps) e as seções de Decisões e Action Items (que ganham formatação própria antes do corpo do documento). Mantenha a tag `#meeting` e os campos de metadados do template (Data, Participantes, Local, Empresa) no início do documento.

> **REGRA DE OUTPUT OBRIGATÓRIA:** Este prompt gera **exclusivamente 1 arquivo**: a Ata de Reunião Detalhada (`_meeting_minutes.md`). NÃO gere Meeting Summary, Summary Brief nem qualquer outro formato ou documento adicional. NÃO escreva o documento no chat. Crie o arquivo `.md` diretamente no sistema de arquivos e atualize o `_index.md` correspondente. A única resposta no chat deve ser uma confirmação de 1 linha informando o caminho do arquivo criado e o `_index.md` atualizado.

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### REGRAS DE FORMATAÇÃO E ESTRUTURA OBRIGATÓRIAS

#### 1. Cabeçalho
Gere um título na seguinte estrutura:
`# [DATA] Reunião: [TEMA CENTRAL DA REUNIÃO IDENTIFICADO NA TRANSCRIÇÃO]`

O título deve capturar em uma linha o assunto estratégico principal e os temas secundários mais relevantes, separados por vírgulas.

Exemplo: `# 01-28 Reunião: Próximos passos Colliers, Criação de Construtora Digital e Data Lake`

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#### 2. Seção "Itens de Ação" (Action Items)
Logo abaixo do título, antes de qualquer outra seção, liste todos os action items identificados na reunião no seguinte formato:

Itens de Ação

  • @[Nome do Responsável] - [Descrição clara e acionável da tarefa] - [Prazo ou “Sem data definida”].

Regras:
- Use `@[Nome]` para identificar o responsável. Se for a equipe toda, use `@[Equipa]`.
- Se a tarefa não tiver prazo explícito, use `[Sem data definida]`.
- Cada bullet deve ser uma tarefa autônoma e acionável, não um tema de discussão.
- Ordene os action items pela ordem em que aparecem na transcrição.

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#### 3. Seção "Decisões Chave" (Key Decisions)
Imediatamente após os Itens de Ação, liste todas as decisões estratégicas ou operacionais tomadas durante a reunião:

Decisões Chave

  • [Decisão tomada, redigida de forma definitiva e afirmativa, sem ambiguidade].

Regras:
- Uma decisão é uma conclusão acordada, não uma ideia levantada ou uma proposta em aberto.
- Rija cada bullet como uma diretriz: qualquer leitor deve entender a decisão sem precisar ler o restante do documento.
- Inclua o contexto mínimo necessário para a decisão fazer sentido de forma isolada.

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#### 4. Seção "Minuta Detalhada" (corpo principal)
Esta é a seção mais extensa do documento. Organize o conteúdo em blocos cronológicos com timestamps extraídos diretamente da transcrição.

Formato de cada bloco:

[TIMESTAMP_INÍCIO-TIMESTAMP_FIM] [Manchete do bloco — afirmação que resume a substância principal do trecho]

  • Bullet 1: detalhe relevante, contexto ou informação com profundidade suficiente para ser compreendida sem a transcrição.
  • Bullet 2: outro ponto relevante.
  • Key Decision: [decisão tomada neste trecho, se houver — texto idêntico ao listado na seção de Decisões Chave]
  • Action Item: @[Nome] - [tarefa — texto idêntico ao listado na seção de Itens de Ação]

Regras para a Minuta Detalhada:
- A manchete de cada bloco deve ser uma **frase afirmativa completa** que sintetize o tema estratégico do trecho — não apenas um título temático genérico.
  - ❌ Errado: "Discussão sobre Data Lake"
  - ✅ Certo: "A criação de um Data Lake é apresentada como a 'fundação' essencial para interligar informações de diferentes etapas do projeto e viabilizar um pipeline inteligente."
- Os bullets devem ter **profundidade jornalística**: incluir nomes, números, porcentagens, exemplos concretos, comparações e contexto suficiente para que o leitor compreenda sem ouvir a gravação.
- Quando uma decisão ou action item for mencionado inline no bloco, repita-o em backtick inline com o prefixo `Key Decision:` ou `Action Item:`, com o texto idêntico ao das seções superiores.
- Use timestamps no formato `[MM:SS-MM:SS]` ou `[HH:MM:SS-HH:MM:SS]` conforme disponível na transcrição. Se os timestamps não estiverem disponíveis, omita-os e use apenas as manchetes.
- Não omita detalhes importantes: preserve exemplos, casos reais, metáforas e analogias usadas pelos participantes para ilustrar pontos — eles são essenciais para o contexto.
- Preserve os nomes completos dos participantes quando mencionados.

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#### 5. Seção "Documentos de Referência"
Ao final do documento, após a Minuta Detalhada e antes do rodapé, inclua uma seção com os documentos do vault que sejam diretamente relevantes à reunião:

Documentos de Referência

[Nota opcional de contexto — ex: “Material compartilhado por X durante a reunião”]


Regras:
- Use wikilinks no formato `[[caminho-relativo-ao-vault/arquivo|Título legível]]` (sem extensão no caminho).
- Inclua documentos de plano, specs, referências ou atas anteriores que sejam citados ou relevantes ao tema da reunião.
- Se não houver documentos de referência identificáveis, omita a seção inteiramente.

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### CHECKLIST ANTES DE GERAR O DOCUMENTO

Antes de produzir o output final, verifique internamente:
- [ ] Todos os action items da transcrição foram capturados?
- [ ] Todas as decisões ("ficou decidido", "concluímos", "vamos avançar com") foram listadas?
- [ ] As manchetes são frases afirmativas completas com conteúdo substantivo?
- [ ] Os blocos cronológicos cobrem toda a reunião sem lacunas significativas?
- [ ] Os nomes dos responsáveis estão corretos em cada action item?
- [ ] O `_index.md` da frente de projeto correspondente foi atualizado com o link para este documento?
- [ ] A seção `## Documentos de Referência` foi incluída com wikilinks para materiais relevantes citados ou entregues na reunião?
- [ ] O rodapé do documento contém exatamente `*Ata elaborada por: Rafael Rossetto*`?

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### ETAPAS DE ENTREGA

**Etapa 1 — Crie o arquivo `.md`** da Ata de Reunião Detalhada diretamente no sistema de arquivos, na pasta `meetings/` da frente de projeto correspondente (ex: `02-costal/meetings/` ou `01-colliers/meetings/`). O nome do arquivo deve seguir o padrão `YYYY-MM-DD_[slug-da-reunião]_meeting_minutes.md`. NÃO escreva o conteúdo no chat.

**Etapa 2 — Atualize o `_index.md`** da frente de projeto correspondente.

Regras para a atualização do `_index.md`:
- Identifique qual frente de projeto é a mais relevante com base na transcrição (ex: `02-costal/_index.md`, `01-colliers/_index.md`).
- Adicione um link Wikilink no formato `[[caminho/arquivo|Título legível]]` na seção `## Documentos Fundacionais` (ou equivalente) do `_index.md`.
  - O caminho deve ser relativo à raiz do vault, sem extensão: ex: `02-costal/meetings/YYYY-MM-DD_nome_meeting_minutes`.
  - O título legível deve descrever o tipo e o tema: ex: `Ata Detalhada — Kickoff 28/01`.
- Se a seção `## Documentos Fundacionais` não existir, crie-a antes do final do arquivo.
- Aplique a atualização diretamente no arquivo — NÃO apresente o trecho no chat.

**Etapa 3 — Confirmação no chat:** após criar o arquivo e atualizar o `_index.md`, responda no chat com uma única linha no formato:
> `✓ Arquivo criado: [caminho do arquivo] | _index.md atualizado: [caminho do _index]`

Notas de uso

  • Idioma: O prompt e o output são em português brasileiro.
  • Tom: Formal, objetivo, orientado a fatos. Sem linguagem subjetiva ou avaliativa.
  • Template base: _templates/meeting.md — o prompt gera uma expansão enriquecida deste template. O output inclui todos os campos do template (tag #meeting, Data, Participantes, Local, Empresa) mais as seções detalhadas de Minuta, Decisões Chave e Action Items com timestamps.
  • Profundidade: Este formato é o mais detalhado dos três. É ideal para uso interno como registro oficial auditável, referência futura para disputas de escopo e treinamento de novos membros da equipe.
  • Arquivo de saída: Salvar como YYYY-MM-DD_[tipo]_meeting_minutes.md na pasta meetings/ do projeto.

Visão de gráfico