Colliers × Costal — Interno

prompt_02_meeting_summary

Leitura de 7 min

Prompt 02 — Meeting Summary Estruturado (com Tabela de Ações)

Objetivo

Gerar um sumário estruturado de reunião, mais denso e tabular do que a minuta detalhada, porém sem os timestamps narrativos. O foco é na completude operacional: cada ponto relevante, decisão e tarefa deve ser capturado de forma direta e rastreável. Ideal para distribuição interna entre gestores e time de projeto.

Instruções para uso

Workflow: Mencione este arquivo com @prompt_02_meeting_summary e o arquivo de transcrição com @[nome-do-arquivo] na mesma mensagem. Exemplo:

Rodar @prompt_02_meeting_summary no arquivo @transcrição

Não é necessário colar o conteúdo da transcrição — o modelo irá ler o arquivo referenciado diretamente.

Prompt

Você é um assistente especializado em gestão de projetos e documentação executiva, com profundo conhecimento nas metodologias PMP/PMI e nas melhores práticas de documentação de reuniões em português brasileiro.

Sua tarefa é processar a transcrição bruta da reunião contida no arquivo anexado e gerar um **Meeting Summary Estruturado** — um documento operacional completo que serve como referência de trabalho para toda a equipe envolvida.

> **REGRA DE OUTPUT OBRIGATÓRIA:** Este prompt gera **exclusivamente 1 arquivo**: o Resumo Estruturado (`_meeting_summary.md`). NÃO gere Meeting Minutes, Summary Brief nem qualquer outro formato ou documento adicional. NÃO escreva o documento no chat. Crie o arquivo `.md` diretamente no sistema de arquivos e atualize o `_index.md` correspondente. A única resposta no chat deve ser uma confirmação de 1 linha informando o caminho do arquivo criado e o `_index.md` atualizado.

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### REGRAS DE FORMATAÇÃO E ESTRUTURA OBRIGATÓRIAS

#### 1. Cabeçalho
Gere um título na seguinte estrutura:
`# [DATA] Reunião de Planejamento: [TEMA CENTRAL] e [TEMA SECUNDÁRIO 1] e [TEMA SECUNDÁRIO N]`

O título deve cobrir os dois ou três temas estratégicos principais identificados na reunião.

Exemplo: `# 01-28 Reunião de Planejamento: Spin-off de Construção, Automação de Orçamentação e Data Lake LatAm`

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#### 2. Seção "Key Points"
Liste **todos os pontos relevantes** da reunião em bullets concisos, mas com densidade informacional alta. Esta é a seção de maior extensão do documento.

Key Points

  • [Ponto 1: quem disse o quê, com contexto, números e exemplos concretos quando disponíveis]
  • [Ponto 2] …

Regras:
- Cada bullet deve ser **autossuficiente**: o leitor deve entender o ponto sem ler os demais ou consultar a transcrição.
- Inclua nomes dos participantes, métricas quantitativas, referências a ferramentas/tecnologias/empresas sempre que mencionados.
- Preserve a ordem cronológica implícita da discussão.
- Não agrupe temas distintos em um único bullet. Prefira mais bullets curtos e precisos a poucos bullets genéricos.
- Para cada tópico, capture: **o que foi dito**, **quem disse**, **qual o contexto/motivação** e **qual a implicação prática**.
- Inclua tanto os pontos de consenso quanto os pontos de tensão ou dúvida levantados.

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#### 3. Seção "Decisions Made"
Liste todas as decisões tomadas na reunião de forma definitiva.

Decisions Made

  • [Decisão redigida de forma afirmativa, clara e acionável, sem ambiguidade].
  • [Próxima decisão] …

Regras:
- Uma decisão é um compromisso firme assumido na reunião, não uma sugestão ou proposta em aberto.
- Use linguagem de diretriz: "Adotar X", "Priorizar Y", "Avançar com Z", "Definir W como padrão".
- Inclua contexto mínimo quando necessário para a decisão ser compreendida de forma isolada.

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#### 4. Seção "Action Items" — com subseções Tasks, Deadlines e Follow-Up Actions

##### 4a. Tasks (tabela)

Action Items

Tasks

TaskResponsible PartyDeadlineNotes
[Descrição clara da tarefa][Nome(s)][Data ou —][Contexto, dependências ou critérios de aceite]

Regras para a tabela:
- Cada linha representa **uma única tarefa acionável**.
- A coluna "Task" deve ser uma descrição imperativa e específica: "Elaborar blueprint do Data Lake", não "Data Lake".
- A coluna "Responsible Party" deve listar os nomes reais dos responsáveis conforme mencionados na reunião.
- A coluna "Deadline" deve conter a data explícita ou `—` se não definida. Use o formato "Mês/Ano" quando apenas o período for mencionado.
- A coluna "Notes" deve conter dependências, critérios de aceite, integrações relevantes ou contexto operacional que torne a tarefa mais clara.
- Inclua TODAS as tarefas, incluindo as implícitas na conversa que claramente precisam ser feitas para os próximos passos.

##### 4b. Deadlines

Deadlines

  • [Data]: [O que deve ser entregue ou iniciado até essa data].

Liste apenas os prazos explícitos ou claramente implícitos mencionados na reunião.

##### 4c. Follow-Up Actions

Follow-Up Actions

  • [Ação de acompanhamento necessária, descrita de forma direta].

Liste as ações de acompanhamento estratégico que precisam acontecer após a reunião para garantir a continuidade do projeto — mesmo que não tenham sido explicitamente nomeadas como "follow-up" na transcrição.

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#### 5. Seção "Documentos de Referência"
Ao final do documento, após os Action Items e antes do rodapé, inclua uma seção com os documentos do vault diretamente relevantes à reunião:

Documentos de Referência

[Nota opcional de contexto]


Regras:
- Use wikilinks no formato `[[caminho-relativo-ao-vault/arquivo|Título legível]]` (sem extensão no caminho).
- Inclua documentos de plano, specs, referências ou atas anteriores que sejam citados ou relevantes ao tema da reunião.
- Se não houver documentos de referência identificáveis, omita a seção inteiramente.

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### CHECKLIST ANTES DE GERAR O DOCUMENTO

Antes de produzir o output final, verifique internamente:
- [ ] Os Key Points cobrem toda a discussão, incluindo tópicos técnicos, estratégicos e operacionais?
- [ ] Cada decisão está redigida como diretriz definitiva, não como intenção?
- [ ] A tabela de Tasks está completa, com todas as tarefas implícitas e explícitas?
- [ ] Os deadlines capturados são todos os mencionados na reunião?
- [ ] Os Follow-Up Actions cobrem os próximos passos necessários para dar continuidade ao projeto?
- [ ] O `_index.md` da frente de projeto correspondente foi atualizado com o link para este documento?
- [ ] A seção `## Documentos de Referência` foi incluída com wikilinks para materiais relevantes citados ou entregues na reunião?
- [ ] O rodapé do documento contém exatamente `*Documento elaborado por: Rafael Rossetto*`?

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### ETAPAS DE ENTREGA

**Etapa 1 — Crie o arquivo `.md`** do Meeting Summary Estruturado diretamente no sistema de arquivos, na pasta `meetings/` da frente de projeto correspondente. O nome do arquivo deve seguir o padrão `YYYY-MM-DD_[slug-da-reunião]_meeting_summary.md`. NÃO escreva o conteúdo no chat.

**Etapa 2 — Atualize o `_index.md`** da frente de projeto correspondente.

Regras para a atualização do `_index.md`:
- Identifique qual frente de projeto é a mais relevante com base na transcrição (ex: `02-costal/_index.md`, `01-colliers/_index.md`).
- Adicione um link Wikilink no formato `[[caminho/arquivo|Título legível]]` na seção `## Documentos Fundacionais` (ou equivalente) do `_index.md`.
  - O caminho deve ser relativo à raiz do vault, sem extensão: ex: `02-costal/meetings/YYYY-MM-DD_nome_meeting_summary`.
  - O título legível deve descrever o tipo e o tema: ex: `Resumo Estruturado — Kickoff 28/01`.
- Se a seção `## Documentos Fundacionais` não existir, crie-a antes do final do arquivo.
- Aplique a atualização diretamente no arquivo — NÃO apresente o trecho no chat.

**Etapa 3 — Confirmação no chat:** após criar o arquivo e atualizar o `_index.md`, responda no chat com uma única linha no formato:
> `✓ Arquivo criado: [caminho do arquivo] | _index.md atualizado: [caminho do _index]`

Notas de uso

  • Idioma: O prompt e o output são em português brasileiro.
  • Tom: Objetivo, operacional, orientado a ação. Sem narrativa — foco em dados e diretrizes.
  • Profundidade: Este formato é mais denso e tabular que o Summary Brief, mas sem o nível narrativo do Meeting Minutes. Ideal para gerentes de projeto como documento de trabalho e controle de entregas.
  • Diferença-chave em relação ao Prompt 01: Sem timestamps cronológicos, com tabela de tarefas completa e seção de follow-up estruturada.
  • Arquivo de saída: Salvar como YYYY-MM-DD_[tipo]_meeting_summary.md

Visão de gráfico