Colliers × Costal — Interno

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Data: 2026-04-17 Entrevistador: Pedro Entrevistados: Marcos, Rafael Duração: ~22 minutos Formato: Online (remoto) Empresa: Anouk / Colliers

2026-04-17 Alinhamento Interno: Anouk — Divisão de Trabalho Colliers, Onboarding e Formalização de Marcos

Data e Hora: 2026-04-17 (horário aproximado, tarde) Localização: On-Line Cliente: Anouk / Colliers (Pedro — líder do projeto; Marcos — consultor de processos; Rafael — analista/executor)

Visão Geral

Em reunião interna de alinhamento da equipe Anouk, Pedro, Marcos e Rafael consolidaram a estrutura operacional do projeto Colliers para as próximas semanas. A discussão envolveu três temas centrais: (1) a divisão de trabalho na frente de Administração de Imóveis da Colliers — um dos 3 pilares do cliente (Corretora, Projetos e Administração de Imóveis) —, com foco nas subfrentes de gestão operacional de armazéns (exemplo: ~80 pessoas gerenciando armazéns do Mercado Livre) e domínio condominial (relatórios mensais de balancete); (2) a formalização da contratação de Marcos como consultor de processos diretamente com Igor (Costal/Colliers), sem intermediação via Anouk, com dedicação de 4 dias/semana ao projeto; e (3) o onboarding da equipe no Obsidian como plataforma de segunda memória do projeto. A equipe definiu uma rotina semanal clara (inputs nas segundas, consolidação nas sextas), priorizou o inventário de dados legados da Colliers como entrega da segunda semana de Rafael, e validou o uso de agentes de IA para acelerar tanto o inventário de dados (via SharePoint/Drive) quanto o mapeamento de processos (via Slack). O deadline de referência para uma primeira visão da frente de Administração de Imóveis é 16 de maio.

Contexto e Histórico

A Colliers opera no Brasil com três pilares de negócio — Corretora, Projetos e Administração de Imóveis —, sendo o terceiro pilar o foco desta fase do projeto. A frente de Administração de Imóveis é composta por operações de facility management (ex: gestão de armazéns do Mercado Livre com equipes de ~80 pessoas) e o domínio condominial (balancetes mensais, relatórios de fechamento). A empresa não possui processos formalizados ou sistemas modernos para essas funções — o repositório de dados é fragmentado entre SharePoint, Google Drive e planilhas dispersas, sem um mapa claro de onde cada informação reside. Marcos havia sido apresentado ao projeto em reunião anterior com Pedro como potencial consultor de processos/ERP para a frente Costal (implantação do Sienge), e na reunião imediatamente anterior a este alinhamento (gravação 004), foi definido com Igor (gestor da Costal) que Marcos seria contratado como PJ direto. Este alinhamento interno serve para integrar Marcos ao ecossistema Anouk, consolidar sua posição no time e garantir que a divisão de trabalho seja clara: Marcos cuida do lado ERP/Sienge (com Igor/Costal), Rafael cuida das frentes Colliers não-ERP e da frente de Administração de Imóveis. A equipe já utiliza Obsidian como plataforma de documentação e segunda memória, com todos os arquivos versionados em MD via Google Drive compartilhado.

Pontos Problemáticos

A reunião evidenciou os seguintes desafios operacionais e estruturais:

  1. Dispersão e ausência de mapeamento dos dados legados da Colliers: Os dados da Colliers (contratos, dados de condomínio, planilhas operacionais) estão espalhados em múltiplos repositórios sem inventário centralizado — provavelmente SharePoint, Google Drive e outros sistemas locais. Não há clareza sobre onde cada informação reside, quem é o guardian de cada repositório, nem em que formato os dados estão estruturados. Isso torna o início do trabalho de análise e modelagem de dados dependente de um esforço manual significativo de mapeamento. A solução proposta (agente de inventário automático) pode economizar quase uma semana de trabalho, mas depende da obtenção de acesso ao SharePoint/Drive via Ricardo de Vargas.

  2. Ausência de experiência em implantação de ERP no time de projeto da Costal: Pedro confirma que nenhum membro do time da Costal tem experiência prévia em implantação de sistemas ERP do porte do Sienge. Essa lacuna era uma fonte de preocupação antes da entrada de Marcos, que tem histórico extenso em criação de processos em projetos greenfield e integração com ERPs (inclusive SAP). A solução adotada foi contratar Marcos diretamente, mas o risco permanece durante o período de onboarding e até que a primeira entrega tangível de mapeamento de riscos e controles seja concluída (meta: final da semana de 2026-04-25).

  3. Processos de orçamento e operações da Colliers não documentados e sem propriedade clara: Na frente de Administração de Imóveis, os processos de gestão operacional e orçamentação existem apenas na cabeça das pessoas (Leandro, Michael) ou em práticas individuais não unificadas. Há ao menos dois orçamentistas com metodologias diferentes e nenhuma tentativa anterior de uniformização. Além disso, existe ambiguidade sobre quem deve ser incluído nas reuniões de mapeamento — Igor indicou apenas Leandro, mas Daniel (aparentemente co-owner dos dados) pediu para ser incluído.

  4. Adoção do Obsidian e ferramentas de segunda memória pela equipe: Marcos e outros membros do time ainda não dominam o Obsidian, o que cria risco de inconsistência na documentação e na alimentação do sistema de conhecimento do projeto. O setup (Google Drive → atalho → Vault no Obsidian) é simples, mas não trivial para quem nunca usou a ferramenta. Pedro se compromete a enviar um guia, mas até que todos os membros estejam operacionais, há risco de que parte da documentação fique fora do sistema.

  5. Coordenação de agendas em semana com feriado: A semana de 2026-04-21 é seguida de feriado na terça-feira (2026-04-22), o que comprime o tempo disponível para as reuniões-chave com stakeholders da Colliers (Michael/Gabriel e Leandro/Antônio). Gabriel, em particular, costuma ter as manhãs de segunda travadas por outros compromissos, o que gera incerteza sobre a viabilidade do horário proposto (8h30 de segunda).

Expectativas

O alinhamento evidencia as seguintes expectativas da equipe para as próximas semanas:

  • Entrega de Curto Prazo — Visão da Administração de Imóveis: Até a semana de 2026-04-28, o time espera ter uma primeira visão/análise das duas subfrentes do pilar de Administração de Imóveis (operações e domínio condominial) para apresentar ao cliente. Isso requer as reuniões com Michael (via Gabriel) e com Leandro (via Antônio) concluídas e consolidadas na sexta-feira de 2026-04-25.

  • Inventário de Dados Legados: Na segunda semana de trabalho de Rafael (a partir de 2026-04-28), espera-se já ter o mapa de onde estão os dados da Colliers, idealmente acelerado pelo agente de inventário automático via SharePoint/Drive.

  • Mapeamento ERP vs. Não-ERP: Até o final da semana de 2026-04-25, Marcos e Igor devem ter o mindmap da Costal “chumbado” — com cada processo categorizado como dentro ou fora do Sienge — e os riscos e controles principais dos módulos ERP mapeados.

  • Agente no Slack da Colliers: Pedro planeja conectar um agente ao Slack da Colliers dentro de uma semana. O agente começará lendo os grupos (não conversas privadas), listará pendências e permitirá que as pessoas da Colliers respondam de forma assíncrona, sem precisar de reuniões adicionais com a equipe Anouk.

  • Obsidian operacional para toda a equipe: Pedro quer que todos os membros do time estejam usando o Obsidian como plataforma de documentação dentro dos próximos dias, com o guia como catalisador.

  • Formalização de Marcos (Longo Prazo): Marcos manterá o compromisso de pensar nos processos de forma integrada — tanto o lado ERP (Sienge/Costal) quanto o pipeline de dados (Anouk/nuk) —, garantindo que as decisões de processo no ERP sejam compatíveis com a arquitetura de dados e os 26 agentes de IA previstos.

Outras Informações Relevantes

  • Sobre Daniel: Daniel foi identificado por Rafael como o provável custodian dos dados da Colliers (sabe onde as informações residem) e pediu para ser incluído nas reuniões com Leandro. Por ora, a instrução de Igor (apenas Leandro) prevalece; a equipe acompanhará a dinâmica.
  • Sobre o agente de inventário: Pedro reforça que o agente deve apenas ler e catalogar — sem alterar nada nos repositórios da Colliers. É uma abordagem de leitura passiva para evitar riscos e resistência dos stakeholders.
  • Sobre o Markitdown (Microsoft): Rafael mencionou a ferramenta Markitdown, que converte qualquer tipo de arquivo em Markdown. Pedro confirma que o mercado já tem várias soluções equivalentes (Claude Code, GPT), e que a equipe já usa algumas delas. A decisão de adotar todas as documentações em MD é estratégica para reduzir custo de tokens dos agentes.
  • Sobre o projeto nos EUA: Pedro mencionou brevemente no final da reunião a possibilidade de trabalhar dentro do projeto de um cliente americano (“dados da Cambing”) — ponto em aberto, sem decisão tomada.
  • Sobre o agente Cobre/Axis: É o agente designado para operar dentro do vault do projeto Colliers. A equipe deve consultar sua documentação para entender como influenciar seu comportamento.
  • Sobre a disponibilidade de Marcos: Tem 1 dia/semana comprometido com o projeto Bi-Health. Nos 4 dias restantes, 100% focado no projeto Colliers/Costal. Para dúvidas técnicas muito específicas sobre ERP, Pedro é a rede de segurança.

Lista de Tarefas Consolidadas

  • Rafael — Confirmar reunião de alinhamento para segunda-feira 2026-04-21 às 8h30 com Gabriel, Lacheck e Antônio (ou remarcar para segunda à tarde se Gabriel não puder de manhã).
  • Rafael — Obter contato de Michael (operações Colliers) e repassar ao Gabriel; repassar contato de Leandro ao Antônio para agendamento da semana.
  • Rafael — Solicitar acesso ao SharePoint e/ou Google Drive da Colliers via Ricardo de Vargas para rodar agente de inventário de dados.
  • Rafael — Durante as conversas de mapeamento de processos com as áreas, já levantar o inventário de dados legados (onde estão contratos, planilhas de condomínio, dados operacionais).
  • Pedro — Enviar guia/manual de uso do Obsidian para toda a equipe.
  • Pedro — Conectar agente ao Slack da Colliers (leitura de grupos, dentro de ~1 semana).
  • Marcos — Após reunião de Antônio com Leandro (orçamento), consumir o mapeamento produzido para evitar retrabalho na etapa de riscos e controles do ERP.
  • Equipe — Cumprir rotina: toda segunda-feira entrega de inputs; toda sexta-feira reunião de consolidação de 2 horas.
  • Marcos — Enviar proposta formal de valores para Igor (Costal) para assinatura formal do contrato PJ direto.

Documento elaborado por: Rafael Rossetto

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