01-28 Reunião de Planejamento: Spin-off de Construção, Automação de Orçamentação e Data Lake LatAm
Key Points
- Apresentações iniciais: Pedro Villa (execução de transformação digital e IA em varejo/saúde), Lucas (Colliers LatAm, líder de SPS), Igor (Colliers Brasil, estruturação de serviços de construção e spin-off digital com Serapião advisor).
- Contexto do projeto: acelerar spin-off de construção com forte automação e uso de dados; pipeline comercial inclui estudos de massa/viabilidade, microplanejamento, análise técnica e de editais, ERP/prazos de pagamento, orçamentação, equalização de propostas, gestão de ERPs de fornecedores, proposta técnico-comercial, materiais (test-fit, ilustrações/animações) e cenários de execução.
- Estado atual: processos manuais via Microsoft Teams e ferramentas básicas; “zero automação”. ERP Sienge (SaaS) em contratação, implantação prevista para iniciar entre fevereiro e março (sem data específica).
- Abordagem proposta por Pedro: desenho de processos data-driven; modelos de IA proprietários + LLMs de mercado; implementação por etapas via matriz de priorização (ex.: ABCG); modelos semi-assistidos para elevar automação (20%→75%) reduzindo esforço técnico (de ~8h para ~1h).
- Priorização de Igor: começar por orçamentação (maior impacto), depois análises de RFP/contratos e equalização de propostas.
- Exemplos e viabilidade: caso Hapvida (produtividade de vendas 45→80/mês por operador); LLMs para análise de RFP/contratos; estudos de massa com agentes em Autodesk/Adobe viáveis como semi-assistidos.
- Situação do contrato: contrato já ganho; próximo passo é analisar e assinar.
- Licenciamentos e concessionárias: alto esforço de monitoramento por ausência de APIs públicas; proposta de formulários para atualização por consultores regionais; fluxo similar para concessionárias (Enel, Sabesp, Vivo) com follow-up contínuo.
- Planejamento: transformar escopo em EAP, estimar durações por quantidades, gerar cronograma (ideal Microsoft Project), cenários e fluxo de caixa; automação para reduzir erros/tempo em simulações de obra.
- Pós-cronograma e orçamento: derivar planos de qualidade, comunicação, riscos e layout/logística; EAP+estimativas são a “coluna vertebral”.
- Monitoramento e controle: “captura da realidade” (drones, laser/nuvem de pontos, câmeras 360) para comparar BIM/NBI com evolução real; objetivo de acompanhamento auditável para stakeholders remotos; alternativas para reduzir custo de apontadores; automação de reembolsos via WhatsApp integrado ao plano de contas; consolidar comunicações (Teams, WhatsApp, e-mails) e testar Copilot Pro para weekly reports.
- Comunicação: múltiplos canais com problemas de adesão e acesso; prática atual confiável é envio de Meeting Minutes em PDF por e-mail; meta de automatizar atas com padrão PBR e geração automática de PDFs.
- Proposta estrutural de dados: criação de Data Lake (Databricks como padrão) em nuvem (AWS/Azure) integrando dados estruturados e não estruturados (WhatsApp, e-mail, Teams, Zoom, SharePoint, planilhas, documentos, calls), com governança e níveis de acesso; SharePoint/ECM ≠ Data Lake.
- Plano de implantação de dados: projeto de arquitetura (arquiteto/engenheiro), ingestão por conectores, processamento e entrega (Excel, notificações, PDFs, MD); incluir dados de mercado e transacionais (custos, design, ratios) para elevar acurácia.
- Benefícios esperados: IA contextualizada (detecção de mudanças de escopo, revisão de custos, alertas), potencial de dobrar produtividade de PMs, redução de custo operacional; interesse em piloto regional (norte do México ao sul do Chile).
- ERP: melhora processos, mas não resolve automação; dados do ERP devem ir ao Data Lake; exigir APIs em todas as ferramentas para evitar lock-in; Cienge com APIs e conectável a Power BI.
- Estratégia de IA e adoção: iniciar com assumptions e refinar com dados reais; reciclagem e novos perfis (cientistas de dados, BI) em tecnologia e projetos.
- Visão de produto: vender business plans (ex.: centros logísticos) com cenários e curvas de rentabilidade, não apenas terrenos.
- Roadmap proposto por Pedro: assessment de 45–60 dias para blueprint, matriz de priorização e framework/lake; depois módulos/squads por dor (ex.: comercial); entregas de 1–3 meses por módulo; estratégia transitória com 1–3 SaaS com APIs enquanto o Lake é construído.
- Governança: comitê inicial reduzido (desejos, inventário de dados, desenho do lake), depois subprojetos via matriz de priorização; arquitetura multi-tenant para replicar na Latam.
- Metas e viabilidade: patrocinador mira operar este ano e faturar R$100 milhões no novo modelo; referência de entrega digital Hapvida em 67 dias; ROI e comparação com mercado após assessment.
- Terminologia e próximos passos operacionais: padronização de termos (ex.: LQI, DSI); envio de apresentação via WhatsApp para Pedro; Pedro organizará memo (terminologias, passos e formato) e compartilhará com Bruno e Ricardo; marcar próxima reunião.
Decisions Made
- Priorizar automação iniciando pelo módulo de orçamentação para ganho competitivo imediato.
- Adotar modelos de IA semi-assistidos combinando LLMs de mercado com modelos proprietários.
- Estruturar a execução por etapas do pipeline usando matriz de priorização (ex.: ABCG).
- Utilizar Microsoft Project como ferramenta ideal para geração de cronograma quando possível (aceitar alternativas se necessário).
- Priorizar automações nas etapas iniciais do planejamento (EAP e estimativas).
- Expandir uso de “captura da realidade” (drones, scanners, câmeras 360) para acompanhamento físico e auditoria.
- Manter envio de Meeting Minutes em PDF por e-mail até a automação de atas estar implementada.
- Diretriz de arquitetura: avançar com um Data Lake como base da solução (Databricks em AWS/Azure).
- Adotar melhores práticas de mercado e não reinventar processos; ERP como referência, mas integrado ao Lake.
- Realizar piloto regional para validar soluções considerando variações entre países.
- Usar dados legados da Colliers para treinar modelos da construtora (autorizado).
- Conduzir fase de assessment (45–60 dias) para blueprint, matriz de priorização e framework/lake antes de executar módulos.
- Exigir APIs em todas as ferramentas de mercado (incluindo ERP) e adotar SaaS transitórios integráveis enquanto o Lake é construído.
- Definir a solução como “plataforma de dados” composta por serviços e microserviços (não um SaaS tradicional).
Action Items
Tasks
| Task | Responsible Party | Deadline | Notes |
|---|---|---|---|
| Definir escopo detalhado da automação de orçamentação | Igor (Colliers Brasil), Pedro Villa | — | Mapear dados, fontes (públicas e internas) e integrações com ERP; métricas de acurácia |
| Planejar integração entre Sienge e soluções de IA | Igor, TI Colliers, Pedro Villa | — | Verificar APIs do Sienge, fluxos e impactos no pipeline |
| Elaborar matriz de priorização (BCG) do pipeline | Pedro Villa, Equipe Colliers | — | Avaliar orçamentação, RFP/contratos, equalização, estudos de massa |
| Prototipar análise de RFP/contratos (LLM + modelo proprietário) | Pedro Villa | — | Comparação, detecção de alterações e sumarização de pontos críticos |
| Desenhar agentes para estudos de massa (piloto) | Pedro Villa, Equipe técnica (Autodesk/Adobe) | — | Implementação semi-assistida; validar limites e esforço de ajuste |
| Planejar implantação do ERP Sienge | Igor (Colliers Brasil) | Fevereiro/Março | Alinhar go-live e dependências com automações |
| Analisar e assinar o contrato já ganho | Igor Reginato | — | Formalizar início |
| Implementar formulários para atualização de licenças | Igor Reginato | — | Centralizar dados por estado/município; reduzir ligações a consultores |
| Estruturar EAP e estimar durações por quantidades | Igor Reginato | — | Base para cronograma e fluxo de caixa |
| Gerar cronograma (preferencialmente no Microsoft Project) | Igor Reginato | — | Aceitar alternativas se necessário |
| Desenvolver cenários e fluxo de caixa da obra | Igor Reginato | — | Comparar sequenciamentos de execução |
| Derivar planos de qualidade, comunicação, riscos e layout/logística | Igor Reginato | — | Após cronograma e orçamento |
| Pilotar captura da realidade integrada ao BIM/NBI | Igor Reginato; Pedro Villa (apoio drones) | — | Acompanhamento auditável; automatizar comparação de evolução |
| Mapear automações para gestão de mudanças de escopo | Igor Reginato | — | Relatórios de mudanças e créditos |
| Estudar automação de reembolsos via mensageria (WhatsApp) | Financeiro; Igor Reginato | — | Integrar ao plano de contas/ERP; reduzir tempo e erros |
| Consolidar comunicações e testar Copilot Pro para weekly reports | Igor Reginato | — | Criar one-page semanais; comparar com ChatGPT pago |
| Elaborar projeto de arquitetura do Data Lake (blueprint) | Pedro Villa (coord.), Equipe de Dados (a definir), Igor | — | Fontes, esquemas, governança e níveis de acesso |
| Mapear microprocessos de comunicação e documentação | Igor, PMs | — | Entradas/saídas, frequência, padronização PBR |
| Desenhar fluxo automatizado de Meeting Minutes (captura→PDF→envio) | Equipe de Dados, PMs | — | Integrar com e-mail; formatos MD/PDF |
| Prototipar solução de relatório de obra in loco | Igor, Equipe de Campo, TI | — | Fotos/vídeos, áudio-to-text, georreferenciamento, mapeamento em planta |
| Definir e priorizar conectores para ingestão no Lake | Equipe de Dados | — | Conectores para WhatsApp, e-mail, Teams, Zoom, SharePoint, Visio, MD, CSV |
| Planejar piloto regional (escopo, países, KPIs) | Lucas, Igor, Pedro Villa | — | KPIs: tempo economizado, qualidade das atas |
| Inventariar dados internos e de mercado | Lucas, Inteligência de Mercado | — | Custos, design, ratios de imóveis; privacidade |
| Definir políticas de acesso e segurança por perfis | TI/Segurança de Dados | — | Governança e compliance |
| Selecionar ERP de referência e mapear integração com o Lake | Igor, TI | — | Considerar Cienge; alinhar escopos e eventos |
| Agendar follow-up com Pedro para detalhar “10 steps” | Igor | — | Consolidar dúvidas e requisitos |
| Elaborar escopo detalhado e matriz de priorização (assessment) | Pedro Villa (arquitetura/engenharia de dados) | 45–60 dias após kick-off | Inclui design do framework e blueprint do Lake |
| Formar comitê inicial para o assessment | Colliers (Igor) | Antes do assessment | Levantar desejos, inventário de dados, requisitos |
| Alocar arquiteto e engenheiro de dados | Pedro Villa | Início do assessment | Criar a fundação do Lake |
| Inventariar e disponibilizar dados legados da Colliers | Colliers | Durante o assessment | Treinamento dos modelos |
| Definir módulos/squads por prioridade | Pedro Villa, Colliers | Após o assessment | Entregas em 1–3 meses por módulo |
| Selecionar 1–3 ferramentas SaaS com API (fase transitória) | Colliers; Pedro (orientação) | Durante construção do Lake | Garantir ingestão correta e substituição futura |
| Calcular ROI e apresentar plano comparativo | Pedro Villa | Após o assessment | Base para decisões executivas |
| Verificar conformidade do ERP com APIs | Colliers | — | Cienge com APIs; manter integração com Power BI/Lake |
| Planejar arquitetura multi-tenant LatAm | Pedro Villa | Após blueprint | Minimizar customizações |
| Enviar apresentação ao Pedro via WhatsApp | Igor Reginato | — | Base para memo e plano de trabalho |
| Elaborar memo (terminologias, passos, formato) e compartilhar | Pedro Villa | — | Compartilhar com Bruno e Ricardo |
| Agendar reunião para apresentar a primeira proposta | Pedro Villa, Igor Reginato | — | Reunião com Bruno e Ricardo |
Deadlines
- Fevereiro/Março: Início da implantação do ERP Sienge (sem data específica).
- 45–60 dias após kick-off: Conclusão do assessment, blueprint do Data Lake e matriz de priorização.
Follow-Up Actions
- Agendar kick-off do assessment e confirmar o comitê inicial.
- Reunir e compartilhar catálogo de dados existentes (incluindo legados) com o time de Pedro.
- Validar APIs e cronograma do Sienge e seu alinhamento com as automações priorizadas.
- Produzir roadmap faseado: orçamentação → RFP/contratos → equalização de propostas; estudos de massa como piloto.
- Detalhar padrão PBR de Meeting Minutes e fluxo de aprovação/geração automática de PDFs.
- Planejar piloto de captura da realidade com integração BIM/NBI e definição de métricas.
- Listar e avaliar ferramentas SaaS transitórias com APIs e critérios de substituição.
- Preparar estimativa de investimento e ROI após o assessment.
- Marcar reunião com Bruno e Ricardo para apresentação do memo e da primeira proposta.