17/04 Reunião de Alinhamento: Definição de Papéis na Implantação do ERP Sienge e Divisão de Trabalho Anouk/Costal
Data: 2026-04-17 Participantes: Igor Reginato, Marcos Eduardo (Anouk) Local: Remoto (online) Empresa: costal colliers
Key Points
- Marcos Eduardo esclarece seu papel na implantação do Sienge: analista de processos, não TI nem PM tradicional. Sua função é mapear o processo nativo do ERP, identificar o que faz sentido / falta / sobra, e adicionar uma camada de riscos e controles, deixando o processo auditável e íntegro sem criar burocracia indevida.
- Igor Reginato confirma que toda a parte de TI e configuração de parâmetros ficará com os consultores da Gescon (parceiro de implantação do Sienge) — sem programação, sem customização de código.
- O que Igor precisa é de um integrador entre a Gescon, as áreas internas (orçamentos, suprimentos, financeiro) e a equipe Anouk — alguém que faz o meio de campo e garante que as peças se encaixam no mecanismo. Igor está exercendo esse papel hoje, mas tem dezenas de outras responsabilidades na Costal recém-nascida.
- Igor é enfático: se cada área desenhar seu processo individualmente, “lá na frente a gente vai tentar encaixar esse L e não vai encaixar.” Marcos complementa: “Vai virar um Frankstein.” A visão sistêmica integrada é não negociável.
- O cronograma da Gescon prevê ~90 dias de implantação divididos em encontros por módulo. Já está defasado ~2 semanas por decisão deliberada de Igor — ele “pisou no freio” para ter essa conversa de alinhamento de papéis antes de avançar.
- A Costal é uma empresa greenfield — sem legado, sem processos existentes para integrar. O processo de orçamentação, por exemplo, existe em duas versões paralelas na cabeça dos dois orçamentistas contratados (Leandro Delecródio e Lucas Montemor), deliberadamente não unificadas até essa conversa.
- Orçamento permanece no Excel como ferramenta-padrão — o Sienge apenas “beberá do resultado final” (linha de base de controle). Confirmação da decisão da reunião da manhã do mesmo dia.
- O Sienge não tem módulo nativo de RH — é um parceiro terceiro. A Paycom (já contratada pela Colliers) atenderá a Costal com um segundo contrato: Igor extrai dados → Paycom processa folha → Igor importa no financeiro.
- Conecta Contabilidade (escritório contábil da Costal) não tem sistema próprio — usa o sistema do cliente. Portanto, o módulo de contabilidade do Sienge precisará ser ativado para acesso direto da Conecta.
- Outros terceiros que operam fora do Sienge: Sales Impact (prospecção), agência de marketing, Advant (suporte de TI/mão de obra), escritório de advocacia — sem volume ou integração necessária no curto prazo.
- Marcos propõe usar o mindmap de processos de Igor como instrumento de análise — não necessariamente no nível mais granular — para identificar o que é ERP vs. o que não é. Igor confirmou que não havia feito esse mapeamento no XMind e aceita fazer a quatro mãos.
- Divisão de trabalho Anouk acordada: Marcos assume o eixo ERP/processos; Rafael Rossetto assume o que não é ERP (lado Anouk/Nuk — agentes de IA, automações fora do Sienge).
- Marcos explica sua metodologia: chegar ao nível de risco e controle por processo, em formato de narrativa (não fluxograma). Fluxogramas foram descartados pelo custo de manutenção — “se você não atualizava o fluxo, você não atualizava a narrativa também.”
- Igor enviará o arquivo XMind diretamente (não PDF) — Marcos já usa XMind. “Se você me mandar XMind melhor ainda.”
- Marcos disponível 4 dias/semana para o projeto (1 dia reservado a outro projeto fora).
- Igor não está com pressa para começar, mas é inflexível quanto a não pular etapas: “Eu não quero pular etapas e depois pagar uma conta eterna por conta disso.” Com 1 ano brigando internamente + 5 meses para assinar o contrato, aguenta mais 3 meses fazendo do jeito certo.
- Anouk tem deadline interno em 16 de maio com Igor. O budget da Costal para o projeto é de 12 meses, com entregáveis parciais no caminho.
- Igor reúne todo o seu time toda quinta-feira (all-hands semanal). Está no Parque da Cidade (SP) segunda e quarta; no Tamboré na quinta.
- Preferência por reuniões online de ambos os lados. Marcos pode ir a SP ocasionalmente, mas prefere online (economiza 3 horas de deslocamento de Santos).
- Modelo de contratação de Marcos: diretamente pela Costal como PJ, sem intermediação da Anouk — para evitar bitributação. Pendente confirmação com Pedro Villa.
Decisions Made
- O papel de Marcos é analista de processos — não TI, não PM de sprint. Foco em processo nativo do ERP → riscos → controles → auditabilidade.
- Igor mantém participação estratégica na implantação (decisões de alçada e definições estratégicas), mas Marcos assume o day-to-day de integração entre Gescon e áreas internas.
- Orçamento no Excel — Sienge recebe apenas a linha de base final. Definição confirmada (segunda vez neste dia).
- Sem customização/programação no Sienge — apenas configuração de parâmetros dentro do standard do sistema.
- Paycom continuará como sistema de folha de pagamento; segundo contrato será aberto para a Costal.
- Módulo de contabilidade do Sienge será ativado para acesso direto da Conecta Contabilidade.
- Divisão de trabalho Anouk: Marcos = ERP/processos; Rafael = não-ERP/Anouk.
- Narrativa como formato para documentação de processos (não fluxograma).
- Contratação de Marcos como PJ direto com Costal, sem passar pela Anouk — pendente Pedro Villa.
- Prazo do primeiro entregável: riscos e controles dos itens ERP entregues até o final da semana de 25/04.
Action Items
Tasks
| Task | Responsible Party | Deadline | Notes |
|---|---|---|---|
| Enviar arquivo XMind categorizado (tarefas do mindmap + marcação ERP vs. não-ERP + rascunho de módulo onde possível) | Igor Reginato | HOJE (17/04) | Enviar via WhatsApp; Marcos usa XMind nativamente |
| Revisar o material do XMind e responder com áudio no WhatsApp | Marcos Eduardo | HOJE (17/04) | Definir próximos passos detalhados |
| Fechar com Rafael Rossetto a divisão de trabalho (Rafael = não-ERP; Marcos = ERP) | Marcos Eduardo | 20/04 (segunda) | Reunião virtual — Marcos estará em Santos no feriado |
| Entregar mapeamento de riscos e controles dos itens ERP (com base no XMind de Igor) | Marcos Eduardo | Fim da semana de 25/04 | Fazer junto com Igor; foco nos principais riscos primeiro |
| Agendar reuniões com consultores da Gescon para Marcos entender os módulos | Igor Reginato | Semana de 20/04 | 1 semana de antecedência mínima para garantir disponibilidade |
| Enviar proposta de honorários (PJ) para Igor | Marcos Eduardo | Sem data definida | — |
| Confirmar modelo de contratação direta (Marcos PJ com Costal, sem Anouk) com Pedro Villa | Marcos Eduardo + Igor Reginato | Sem data definida | Para evitar bitributação |
Deadlines
- 17/04 (hoje): Igor entrega XMind categorizado → Marcos revisa e responde.
- 20/04 (segunda): Marcos fecha divisão de trabalho com Rafael; primeiro contato de planejamento.
- 25/04 (fim da semana): Primeiro mapeamento de riscos e controles dos itens ERP entregue.
- 16/05: Deadline interno da Anouk com Igor.
Follow-Up Actions
- Marcos consumirá o blueprint nativo do Sienge antes de propor qualquer adaptação ou customização — entender o padrão antes de editá-lo.
- Igor indicará quais stakeholders internos (orçamentos, suprimentos, financeiro) Marcos deverá reunir e em qual ordem, de acordo com o cronograma da Gescon.
- Rafael Rossetto será acionado por Marcos para absorver o eixo não-ERP (agentes de IA, automações fora do Sienge) e manter as duas frentes paralelas sem interferência.
- Validar com Gescon o cronograma atualizado após o alinhamento de hoje — incorporar as ~2 semanas de defasagem e redefinir o kick-off de cada módulo.
Documentos de Referência
Mind Map R01 enviado por Igor Reginato a Marcos Eduardo durante/após esta reunião.
- Mind Map Geral R01 — Visão Consolidada
- Mapa de Processos R01 — 9 Macroáreas
- Organograma + Nomes R01
- Governança Corporativa R01 — DIR-01 a DIR-15
Documento elaborado por: Rafael Rossetto