Playbook PM - Colliers REMS
Guia para onboarding de novos gestores em empreendimentos REMS. Documento de referencia operacional.
Um guia completo sobre rotinas e o dia a dia nos empreendimentos SUMÁRIO Playbook Property Management INSTITUCIONAL COLLIERS A Companhia A Colliers International Group Inc (NASDAQ e TSG: CIGI) é uma empresa global e líder em serviços imobiliários e gestão de investimentos em Real Estate, possui operação em 70 países com mais de 24.000 especialistas ao redor do mundo, trabalhando de forma colaborativa, provendo consultoria estratégica e serviços para gerar valor imobiliário para proprietários, ocupantes e investidores. A Colliers Brasil está presente no país há mais de 28 anos. Abaixo nossas linhas de negócios e números globais: Figura 1 - Linhas de serviços Colliers Fonte: Elaboração própria Figura 2 - Números Globais Colliers 2025 Fonte: Elaboração própria Colliers REMS A divisão de Real Estate Management Service (REMS) é composta pelas áreas de serviços de gerenciamento de propriedades, gestão integrada de facilities e Lease Administration, sendo: Gerenciamento de Propriedades (Property Management): Responsável pela gestão de empreendimentos, visando a conservação das áreas comuns e da infraestrutura, bem como, a administração financeira, operacional e gerenciamento dos serviços de terceiros. Ainda, prestamos auxílio aos síndicos, conselheiros e proprietários nas tomadas de decisões estratégicas, sendo o único ponto de contato para todas as atividades referentes ao gerenciamento e conservação do empreendimento. Gestão integrada de Facilities (IFM): Responsável pela gestão e conservação das áreas privativas, tais como: escritórios, fábricas, centros de distribuição, laboratórios, restaurantes, fretados, entre outros. Tem como objetivo garantir o funcionamento e a operacionalização dos sites e assegurar a qualidade na experiência do usuário através da gestão de serviços, compras, controle de orçamento, segurança do trabalho e compliance. Lease Administration: Responsável pela gestão completa dos contratos de locação de ambientes profissionais, englobando atividades como controle financeiro, seguros e garantias, bem como o acompanhamento operacional e jurídico dos imóveis. Tem como objetivo assegurar a conformidade contratual, otimizar custos, garantir a integridade e manutenção dos espaços por meio de vistorias, retrofit e zeladoria, além de oferecer apoio estratégico e suporte ativo para a tomada de decisões ao longo de todo o ciclo de vida locatício. Este playbook tratará especificamente das necessidades e diretrizes para os serviços de Property Management, provendo definições legais e de mercado, limites de responsabilidade e atuação, entregáveis por função e padronização dos fluxos internos. Abaixo, os nossos números em relação ao gerenciamento e número de funcionários dedicados: Figura 3 – Números Brasil Colliers 2025 para REMS Fonte: Elaboração própria CONCEITOS GERAIS Condomínio Edilício, Subcondomínio e Associação Condomínio Edilício é o conjunto de propriedades exclusivas consideradas unidades autônomas em uma edificação composta por áreas comuns, ou seja, de uso comum, que se vinculam às unidades autônomas. Por exemplo, são áreas de uso comum, elevadores, garagem, recepção, ruas e avenidas internas, etc. O Condomínio Edilício é regulado pelo Código Civil em seus arts. 1.331 a 1.356, pela Convenção e pelo Regimento Interno. Não podemos confundir, condomínio edilício com condomínio geral, uma vez que o condomínio geral se caracteriza quando, duas ou mais pessoas, exercem, simultaneamente, direitos de propriedade sobre um mesmo bem (móvel ou imóvel), neste caso todos são donos da propriedade inteira, sem exclusividade ou individualização, já o condomínio edilício refere-se exclusivamente a bens imóveis, onde coexistem partes comuns e partes exclusivas. Na Colliers em sua grande maioria os condomínios são edilícios. Subcondomínio é a divisão de um condomínio em duas ou mais entidades (podendo preservar um único CNPJ ou haver um CNPJ para cada nova divisão) otimizando a estrutura organizacional e resultando na separação dos custos condominiais respectivos de cada entidade legal. Isso se dá em geral em condomíni os mistos (corporativo + mall, office + residencial, logístico), ou no caso de haver independência entre instalações. Associação por sua vez é uma organização de direito civil em que as pessoas se reúnem em prol de um bem comum, para fins não econômicos. Será regida pelo Código Civil em seus arts. 53 ao 61 e pelo Estatuto Social. Condomínio vs. Associação No Condomínio há um projeto predeterminado de áreas privadas e áreas de uso comum. Para regulamentar questões internas, o condomínio conta com a Convenção Condominial e o Regimento Interno.Todos os ocupantes ficam obrigados a pagar as taxas de condomínio e seguir as normas internas. E por meio de assembleia, haverá a eleição de um síndico, (e subsindicos, para o caso de Condomínios com Condomínio Geral + Subcondomínios) que ficará responsável pela representação dos interesses dos condôminos. Por fim, mensalmente, por meio de comprovantes, deve haver a prestação de contas. Já a Associação é constituída pela união de pessoas “jurídicas ou físicas” que se organizam para fins não econômicos. As questões internas são regulamentadas pelo Estatuto Social e Regimento Interno. E por meio de assembleia, haverá eleição da diretoria que deve ser formada por, pelo menos, um presidente e um tesoureiro. Os ocupantes têm a liberdade de se associar ou não. Caso optem por se associar, ficam obrigados a contribuir com as despesas, já se optarem pela não associação, ficam desobrigados a contribuir, entretanto, não podem usufruir dos serviços. A prestação de contas se dá pela escrituração fiscal, contabilidade registrada e demonstrativos. PS: condomínio possui convenção e regimento condominial, é representado através do síndico; já a associação possui estatuto social e, é representado através de um presidente ou do representante do presidente. SPE SPE é a Sigla para Sociedade de Propósito Específico, que é uma empresa limitada ou sociedade anônima constituída para atender exclusivamente os objetivos de uma operação imobiliária, ou seja, sua atividade é bastante restrita, podendo em alguns casos ter prazo de existência determinado. Na construção civil é estabelecida para promover a execução do empreendimento imobiliário e segregar cada empreendimento em construção por uma holding, evitando que problemas de outros projetos afete tais empresas. Para o Gerenciamento de Propriedade, a SPE em geral é a pessoa jurídica prévia à instalação do Condomínio ou Associação, sendo muitas vezes a contratante direta das administradoras para o Gerenciamento da Propriedade, até que haja a implementação de um condomínio Edilício ou uma associação e consequentemente obtenção do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (“CNPJ”), junto à Receita Federal. Definição de Tipologia de empreendimentos Empreendimento logístico: Em geral são instalações onde operam centros de distribuição e movimentação de produtos para armazenagem e distribuição ao público final. Se caracterizam por grandes espaços ocupados e alto trânsito de caminhões e veículos de transporte. Empreendimento Industrial: Instalações onde se concentram diversas indústrias para produção, armazenagem e transporte de produtos. Se caracterizam pelo alto fluxo de pessoas, movimentação de carga, grandes áreas privativas e são em geral apresentadas no modelo de associação. Empreendimento corporativo: Edifícios comerciais de grande porte com lajes acima de 500m² e ocupação de andares totais ou parciais pela mesma empresa. São classificados por categoria a depender do nível de suas instalações, equipamentos e nível de serviço. Costumam estar localizados em grandes centros urbanos com alta movimentação de pessoas e são ocupados por empresas de pequeno, médio e grande porte com número considerável de funcionários. Empreendimento Office: Edifícios comerciais de pequeno porte com lajes até 500m² e divididos em salas ou “saletas” que variam de 10m² a 100m². Em geral são ocupados por consultórios, escritórios, clínicas e empresas de até 15 funcionários. Normalmente estão presentes em todos os locais da cidade e possuem alto fluxo de visitantes. Stakeholders do Projeto Proprietários: São os donos do empreendimento, podem ser exclusivos ou multi-proprietários. Podem ser Fundos de investimentos Imobiliários (FII), Fundos de Pensão, Companhia Familiar, Investidores ou Consórcio, Bancos ou Empresas Privadas. Condôminos: São os proprietários das unidades autônomas do condomínio edilício possuem todos os poderes inerentes à propriedade, ou seja, pode usar, fruir e dispor de sua unidade autônoma. Inquilino / locatário: São os ocupantes das unidades autônomas mediante contrato específico firmado com o proprietário que lhe concede o direito de uso por tempo determinado e possuem seus direitos e deveres descritos na Lei de Locações N. º 8.245 de 1991. Síndico: É o representante legal do condomínio e o responsável por zelar pelos interesses do(s) proprietário(s), também é o stakeholder que responde civilmente e criminalmente pelo condomínio. Em geral ele é eleito por assembleia de acordo com termos previstos na Convenção do Condomínio. Geralmente, é o síndico que contrata e fiscaliza a atuação da gerenciadora no dia a dia e zela pela harmonia do relacionamento entre proprietários e ocupantes, em parceria com a administradora. É uma das principais figuras no gerenciamento de propriedade pois é para ele, quando existir, que deve ser feito o reporte direto das operações. O síndico pode ser proprietário, ou um representante da organização proprietária, ele também pode se enquadrar como “Síndico Profissional” com empresa aberta voltada para esta atividade específica. O síndico também pode atuar nas associações, sendo o representante do presidente, atuando como responsável por garantir o cumprimento do estatuto. Conselheiros: São figuras previstas na convenção de condomínio que determinará as responsabilidades, composição e forma de eleição destes. Geralmente, subs
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