Spec | Property Management Colliers (CREMS) — AS-IS v1
colliers crems property-management spec
Autor: Pedro Villa Versão: AS-IS v1 (consolidada após discovery 28/04 com Gianlucca Piva) Status: AS-IS validada com owner — TO-BE pendente Empresa: colliers Divisão: CREMS — Colliers Real Estate Management Services Owner Colliers: Gianlucca Piva (Head CREMS) Suporte técnico: Robson (Gerente Técnico Suports REMS — a cadastrar) Prioridade: Alta — definida pelo Ricardo Betancourt como foco da semana 2
Este documento substitui em valor a prep de discovery (histórico). Consolidar achados da 04 em um spec AS-IS, base para spec TO-BE da Onda 1.
1. Definição de produto
Property Management é o serviço da Colliers que administra áreas comuns de empreendimentos comerciais (corporativos + galpões logístico-industriais) para terceiros — proprietários, fundos imobiliários, family offices e indústrias-inquilinas.
A administração inclui dimensões legais, documentais, financeiras, administrativas e operacionais. Atua como administradora profissional terceirizada do síndico profissional (que tem responsabilidade pelo Código Civil — Lei 6401, Lei do Inquilinato).
Não atende: condomínios residenciais. Apenas comercial / corporativo / logístico-industrial.
Posicionamento de mercado (palavras do Gianlucca): “oceano vermelho” — clientes sabem o que cobrar, custo competitivo é commodity. Diferencial competitivo precisa vir de tecnologia + inovação, não de mais gente alocada.
2. Carteira AS-IS
| Métrica | Valor |
|---|---|
| Clientes ativos | ~35 |
| Empreendimentos administrados | ~40 |
| Concentração geográfica | SP (essencial), RJ, RMPA (Porto Alegre), SC |
| Time operacional | 50–55 pessoas |
| Tipologia | Corporativo (lajes), galpões logístico-industriais |
| Clientes-tipo | Fundos imobiliários · Family offices · Indústrias (frequentemente inquilinos do nosso cliente) |
Observação: 1 cliente pode ter N empreendimentos (35 clientes ≠ 40 imóveis).
3. Modelo de receita
Taxa de administração mensal por empreendimento
= Massa salarial (parcela fixa, reembolsável) ← custeia pessoas alocadas
+ Fee administrativo (taxa sobre serviços entregues) ← overhead, sistema, suporte regional
KPI principal: percentual de atingimento do budget mensal (gestão por carteira).
Estrutura comercial (recém revisada):
- Atendimento comercial: consultora dedicada (recém-contratada — antes era o próprio Gianlucca)
- Prospecção: área de growth — Sergio Hilario
- Modelo anterior (gerente comercial + assistente cobrindo OAA + SVA + REMS) foi descontinuado
4. Stack tecnológico AS-IS
4.1 Visão de sistemas
flowchart TB subgraph CORE [Sistema central] SC["Smart Colliers<br/>(white label · cloud · API)"] end subgraph FUNCS ["Funções cobertas pelo Smart Colliers"] F1[Financeiro:<br/>contas a pagar/receber] F2[Documental:<br/>AVCB · alvarás · técnicos · admin · financeiros] F3[Ordens de serviço<br/>e chamados] F4[Compras] F5[Cadastro de inquilinos<br/>e disparo automático de boletos] F6[Acessos com alçada<br/>proprietário · inquilino · síndico] end subgraph PARALLEL [Sistemas paralelos / particularidades] EX[Excel paralelo<br/>rateios pontuais] TR[Trello / Planner<br/>atividades equipes] PB[Power BI<br/>extrações pontuais via CSV] end subgraph EXT [Integrações externas] BANK[Bancos múltiplos<br/>boleto direto na conta condomínio] CMMS[CMMS prestador<br/>manutenção predial] end SC --> F1 & F2 & F3 & F4 & F5 & F6 SC <-->|integração ativa| BANK SC <-.->|sem integração confirmada| SIENGE[Sienge] SC -.->|extração manual CSV| PB F3 <-->|chamados ↔ ordens| CMMS EX -.-|persiste enquanto<br/>dev. Smart adequar| F1 TR -.-|coordenação<br/>fora do Smart| F3
4.2 Detalhamento
| Sistema | Status | Notas-chave |
|---|---|---|
| Smart Colliers | Sistema central. White label da Colliers Internacional (não é contratado externo). Cloud. API disponível. | Cobre core: financeiro, documental, OS/chamados, compras, gestão de terceiros, cadastro inquilinos. Proprietários, inquilinos e síndicos têm acesso com alçadas distintas — alguns acessam, nem todos. Podem abrir chamados na plataforma. |
| Sienge | NÃO conectado ao Smart Colliers (segundo Gianlucca, “que eu saiba, não”) | A confirmar com Robson. Não é hipótese de substituição — Sienge cobre construtora/Costal, Smart Colliers cobre administração predial. |
| Power BI | Trabalhos pontuais para dashboards | Extração via CSV manual — explicitamente uma dor que Gianlucca quer eliminar. |
| Bancos | Integração direta para boletos de taxa condominial | Vários bancos. Colliers não arrecada e repassa — boleto cai direto na conta do condomínio. Cobrança é core business automatizado. |
| Trello / Planner | Coordenação de atividades das equipes | Fora do Smart Colliers — gestão paralela. Candidato natural a integração. |
| Excel paralelo | Rateios particulares | Quando Smart Colliers não suporta uma particularidade do empreendimento, o time usa planilha enquanto o desenvolvedor do Smart Colliers faz a adequação. Modo “ponte”. |
| CMMS prestador | Sistema do prestador de manutenção predial registra ordens de serviço | Acionamento via Smart Colliers (chamado) ou direto pelo prestador. Não centralizado. |
5. Processos AS-IS
5.1 Processo financeiro
| Atividade | Como funciona hoje |
|---|---|
| Cobrança de taxa condominial | Automatizado — Smart Colliers dispara boletos mensalmente direto na conta do condomínio (PJ). Cadastro de inquilinos feito na implantação. |
| Rateio de utilidades (água, luz, gás) | Mensal, dentro do Smart Colliers, exceto particularidades que rodam em Excel até dev. adequar. |
| Contas a pagar | Equipe in-loco recebe/busca documentos, lança manualmente no Smart Colliers. |
| Contas a receber | Cobrança recorrente automática + reconciliação bancária. |
| Repasse ao proprietário | Não há repasse pela Colliers — fluxo evita intermediação financeira. Boleto direto. |
| Orçamento anual (OPEX/CAPEX) | Proposta da Colliers ao síndico/proprietário; acompanhamento mensal vs realizado. |
5.2 Processo de manutenção predial
flowchart LR A[Síndico identifica<br/>problema] -->|e-mail / telefone /<br/>WhatsApp / Smart Colliers| B[Gestor predial<br/>Colliers] B -->|chamado| C[Administração<br/>predial] C -->|aciona| D[Manutencista<br/>subcontratado] D -->|registra| E[CMMS prestador<br/>ou Smart Colliers] F[Manutenção preventiva<br/>contrato 24-36 meses] -->|cronograma| D G[Plano elétrico anual<br/>assinado por engenheiro] -->|conformidade| D
Notas:
- Contrato de manutenção é direto entre o condomínio (PJ) e a empresa de manutenção — Colliers gerencia, não contrata.
- Reajuste contratual: 12 meses. Prazo típico: 24–36 meses. Preventiva + corretiva.
- Empreendimentos menores: contrato de manutenção volante/itinerante.
- Síndico aciona Colliers via canais múltiplos (e-mail, telefone, WhatsApp, Smart Colliers).
5.3 Processo documental
- Smart Colliers controla validade de documentos com prazo (AVCB, alvarás, técnicos, admin, financeiros).
- Alertas automáticos de vencimento.
- Inputs ainda manuais — equipe in-loco escaneia e lança.
5.4 Processo de cobrança e financeiro do empreendimento
- Boletos automáticos no Smart Colliers.
- Cliente-tipo (proprietário) tem maior nível de acesso ao sistema; síndicos e inquilinos têm visões reduzidas.
- Inadimplência: dentro do Smart Colliers (régua não-detalhada nesta sessão; aprofundar com Robson).
5.5 Processo de reporte ao cliente — HOP
| Item | AS-IS |
|---|---|
| Nome | HOP — Relatório de Operações |
| Frequência | Mensal |
| Conteúdo | Fotografias antes/depois · consumo água/energia · indicadores operacionais (podas, contratos ativos, etc.) |
| Produção | Manual — extração de Smart Colliers + planilhas pontuais → consolidação humana |
| Padronização | Não atingida. Caminho desejado: base padrão + customização controlada (notas explicativas quando dado não existir, ao invés de remover seção) |
| Modelo de mercado de referência | Gerar relatório direto via BI a partir de base padrão, com ordem lógica fixa (apresentação → energia → …) |
6. Pessoas e estrutura
graph TB Ricardo["Ricardo Betancourt<br/>(prioriza CREMS na semana 2)"] --> Gianlucca[Gianlucca Piva<br/>Head CREMS] Gianlucca --> PM_team[Equipe PM<br/>50-55 pessoas] Gianlucca --> Suports[Suports REMS<br/>· Robson · ] Gianlucca -.->|comercial| Consultora[Consultora comercial<br/>recém-contratada] Gianlucca -.->|prospecção| Sergio[Sergio Hilario<br/>Growth] PM_team --> Gerentes_reg[Gerentes regionais] PM_team --> Operacao[Equipe in-loco<br/>nos empreendimentos] Gerentes_reg --> Gestor_predial["Gestor predial /<br/>Gerente operações"]
Atores externos: síndico profissional, proprietário, inquilino, manutencista subcontratado, área de Compras Colliers (Tatiana Souza — homologa o banco de fornecedores).
7. Documentos canônicos disponíveis
A coletar via Rafael por e-mail (ação aberta com Gianlucca):
- Fluxogramas de processos (em atualização há alguns anos)
- Plano de ação corretivo (template)
- Kit implantação (com Gantt)
- Playbook (guia para pessoas que entram em empreendimentos)
- Banco de +70 fornecedores homologados trazido por Gianlucca → área de Compras
- Exemplos de HOP dos últimos 6 meses (via Robson, OneDrive Colliers — não Google Drive de cliente)
8. Dores AS-IS identificadas
| # | Dor | Severidade | Detalhe |
|---|---|---|---|
| D1 | Inputs manuais de faturas/contas/documentos no Smart Colliers | Crítica | Equipe Colliers in-loco lança manualmente; consome capacity das pessoas |
| D2 | HOP montado manualmente | Alta | Extração + consolidação consome tempo dos gerentes regionais |
| D3 | Não-padronização do HOP | Alta | Cliente recebe relatórios diferentes; falta uniformidade institucional |
| D4 | Power BI alimentado por CSV manual | Alta | Gianlucca explicitamente quer eliminar essa dependência |
| D5 | Excel paralelo para rateios particulares | Média | Persiste enquanto dev. Smart Colliers adequa — modo “ponte” recorrente |
| D6 | Trello/Planner desconectado do core | Baixa | Coordenação de atividades não cruza com OS/chamados do Smart |
| D7 | Equipe locada como modelo de produto | Estratégica | ”Oceano vermelho” — diferencial competitivo precisa migrar para tecnologia |
9. Trabalho em curso (a aproveitar)
| Iniciativa | Owner | Estado | Aproveitar como |
|---|---|---|---|
| Automação de extração de faturas (e-mail/site → Smart Colliers + validação humana) | Suports / Robson | Em curso | Base do agente de ingestão Bronze do data lake |
| Banco de fornecedores homologados | Gianlucca / Compras | Concluído (>70 fornecedores) | Base do Catálogo unificado de fornecedores PM+FM+Compras |
| Atualização de fluxogramas de processo | Equipe PM | Em curso | Documentação canônica da AS-IS |
10. Hipóteses de IA / automação validadas para Onda 1
Lista priorizada após validação com Gianlucca (a refinar no TO-BE):
| # | Iniciativa | Esforço | Impacto | Justificativa |
|---|---|---|---|---|
| O1 | Agente de ingestão automatizada (faturas/contas/AVCB → Smart Colliers via API) | M | Crítico | Já há trabalho em curso com Robson — Anouk acelera e padroniza |
| O2 | Geração automática do HOP a partir de base padrão (Smart Colliers + BI → relatório com narrativa) | M | Alto | Gianlucca explicitamente endossou modelo de mercado (base + customização controlada) |
| O3 | Dashboards personalizados por empreendimento consumindo data lake | M | Alto | Visão de futuro do Gianlucca; valor agregado direto para proprietário |
| O4 | Eliminação do CSV manual Power BI via conexão direta API Smart Colliers → BI | P | Alto | Dor explícita; ganho rápido sem ruptura |
| O5 | Catálogo unificado de fornecedores (PM + FM + Compras Tatiana) | P | Médio | Consolidar o que Gianlucca já entregou ao Compras; transformar em ativo de dados |
| O6 | Agentes de cruzamento Smart Colliers ↔ Inteligência de Mercado (base imóveis administrados enriquece base do Braga) | M | Estratégico | Sinergia interna Colliers; dado a explorar com Braga |
| O7 | IoT para insights operacionais (ex: contador de pessoas em banheiro → rotina dinâmica de limpeza) | G | Estratégico (longo prazo) | Visão Gianlucca; faz sentido como vitrine, não Onda 1 |
| O8 | Reuso de agentes Hunter/Trace (Onda 1 Costal) para inteligência sobre o ativo administrado (mudanças no entorno, oportunidades retrofit) | M | Médio | Reuso com baixo custo |
11. Lacunas conhecidas (a resolver antes do TO-BE)
- Confirmar com Robson se Smart Colliers ↔ Sienge tem alguma integração
- Receber estrutura técnica (schema) Smart Colliers via API
- Receber pacote de exemplos de HOP (últimos 6 meses) e books financeiros
- Confirmar se cobrança/inadimplência tem régua e como é operacionalizada
- Confirmar volumetria e duração média dos contratos de administração com proprietários
- Validar como reajustes contratuais (IGP-M, IPCA, IPC-FIPE) são tratados — automatizado ou manual
- Mapear sinergia técnica com Inteligência de Mercado (sessão Pedro × Braga 30/04)
12. Próximos passos pós-AS-IS
| # | Passo | Task | Owner | Prazo |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Cadastrar Robson e Ricardo Miranda no diretório de pessoas | T-105 | Pedro | 2026-05-02 |
| 2 | Rafael envia e-mail a Gianlucca + Robson em CC solicitando docs canônicos (sem dados ML) | T-106 | Rafael | 2026-05-02 |
| 3 | Receber pacote de 6 meses de HOPs / books financeiros / Sumex (clientes não-ML) | (T-106) | Robson via Rafael | sprint-semana-3 |
| 4 | Confirmar Smart Colliers × Sienge × Power BI com Robson | (T-106) | Robson | 2026-05-02 |
| 5 | Spec TO-BE Property Management (com priorização O1–O8 + arquitetura proposta) | a criar | Pedro | 2 semanas pós-coleta de docs |
| 6 | Decisão de quais hipóteses entram em Onda 1 | a criar | Pedro + Igor + Ricardo | pós-blueprint 16/05 |
13. Ver também
- 04
- Transcrição bruta
- Spec irmã: Facilities Management AS-IS
- Prep histórico de discovery (substituído por este spec)
- Estrutura Colliers
- AE CREMS
- Gianlucca Piva
- Philipe Cardoso — Lease Administration (divisão irmã)
- Sergio Hilario — Growth/prospecção
- Tatiana Souza — Compras (homologação fornecedores)
- 04 — origem da priorização CREMS
Spec consolidado por Pedro Villa em 2026-04-28, a partir de discovery efetuado em 28/04 com Gianlucca Piva. AS-IS validado com owner. TO-BE pendente coleta de documentos canônicos + sessão Ricardo Miranda.