17/04 Reunião: Definição de Papéis na Implantação do ERP Sienge e Divisão de Trabalho Anouk/Costal
Data: 2026-04-17 Participantes: Igor Reginato, Marcos Eduardo (Anouk) Local: Remoto (online) Empresa: costal colliers Duração: ~36 minutos
Itens de Ação
- @[Igor Reginato] - Enviar o arquivo XMind categorizado (tarefas do mindmap, marcando o que é Sienge vs. o que não é, com rascunho de módulo onde possível) — HOJE (17/04).
- @[Marcos Eduardo] - Revisar o material do XMind e responder a Igor com áudio no WhatsApp ainda hoje — HOJE (17/04).
- @[Marcos Eduardo] - Fechar com Rafael Rossetto a divisão de trabalho (Rafael = não-ERP/Anouk; Marcos = ERP/processos) — até segunda-feira (20/04).
- @[Marcos Eduardo] - Ter mapeados riscos e controles dos itens que são ERP, com base no XMind de Igor — até o final da semana de 25/04.
- @[Igor Reginato] - Agendar reuniões com os consultores da Gescon (Sienge) para que Marcos entenda cada módulo — semana de 20/04, com pelo menos 1 semana de antecedência.
- @[Marcos Eduardo] - Enviar proposta de honorários (PJ) para Igor — sem data definida.
- @[Igor Reginato] e @[Marcos Eduardo] - Confirmar modelo de contratação direta (Marcos PJ com Costal, sem passar pela Anouk) com Pedro Villa — sem data definida.
Decisões Chave
- O papel de Marcos na implantação do Sienge é analista de processos — não TI, não PM tradicional. Sua função é: mapear o processo nativo do ERP, identificar o que faz sentido / falta / sobra, e adicionar camada de riscos e controles, deixando o processo auditável e íntegro sem criar burocracia indevida.
- Igor precisa de um integrador entre os consultores da Gescon (Sienge) e as áreas internas (orçamentos, suprimentos, financeiro) — não alguém para controlar progresso físico, mas para garantir que as peças se encaixam no mecanismo.
- Divisão de trabalho Anouk: Marcos assume o ERP/processos; Rafael Rossetto assume o que não é ERP (lado Anouk/Nuk).
- Orçamento permanece no Excel — só o resultado final é carregado no Sienge como linha de base (confirmação da decisão da manhã).
- O Sienge não será customizado/programado — somente configuração de parâmetros dentro do sistema standard.
- Folha de pagamento: não há módulo nativo de RH no Sienge. Paycom (já contratada) continuará atendendo com um segundo contrato para a Costal; Igor extrai os dados e importa no financeiro.
- Contabilidade: a Conecta Contabilidade não tem sistema próprio — usa o sistema do cliente. Portanto, Sienge precisará ter o módulo de contabilidade ativado para que a Conecta acesse diretamente.
- Igor prefere reuniões online sempre que possível; quinta-feira é o dia do all-hands semanal com todo o time da Costal.
- Marcos disponível 4 dias por semana para o projeto (1 dia reservado a outro projeto fora).
- Igor não está com pressa para começar, mas é inflexível quanto a não pular etapas: “eu não quero pular etapas e depois pagar uma conta eterna por conta disso.”
- Contratação de Marcos: diretamente pela Costal como PJ, sem intermediação da Anouk (para evitar bitributação) — pendente confirmação com Pedro Villa.
- Budget da Costal para o projeto: 12 meses. Anouk tem um deadline interno em 16 de maio.
Minuta Detalhada
[00:00-05:48] Abertura e definição do escopo da reunião: entrar no nível de módulos e tarefas do ERP com base no mindmap de processos.
- Marcos abre a reunião com objetivo claro: aprofundar a discussão no nível de módulos e tarefas do Sienge usando o mindmap de processos que Igor já criou.
- Marcos explica que na reunião anterior (manhã de 19/04, com Rafael) havia dois papéis em discussão: (1) PM da implantação do ERP e (2) analista de processo. Marcos alinha que o seu papel sempre foi o segundo — jamais foi TI nem PM convencional.
- “Quando o Pedro fala que eu implementei ERP, foi nesse sentido: criar os processos — ou criar do zero quando a gente tava num greenfield (exemplo da Costal), ou integrar processos existentes dentro do padrão.”
- Marcos quer começar pelo processo nativo do ERP: “Me traz aí o processo que tá nativo do ERP. Vamos entender se ele faz sentido, se falta, se sobra.”
[05:48-09:36] Igor detalha o que precisa: um integrador de partes, não um PM de progresso físico.
- Igor confirma que toda a parte de TI ficará com os consultores da Gescon, que fazem configuração de parâmetros — sem programação, sem customização.
- O que Igor precisa: “Alguém para fazer o meio de campo — se comunicar com a Gescon, se comunicar com as pessoas, entender os dois lados e falar: esse é o caminho que a gente vai seguir.”
- Igor está fazendo esse papel atualmente, mas tem dezenas de outras funções na Costal recém-nascida: “Eu preciso de alguém falando: ‘Semana que vem é com você. Vamos falar aqui. Precisa acertar isso. Precisa definir aquilo.‘”
- Distinção importante feita por Igor: o que ele chama de “PM” não é controle de sprint e progresso físico, mas integração entre partes e visão sistêmica de como as peças se encaixam.
- “Eu tenho certeza que se a gente deixar cada área desenhar individualmente, lá na frente a gente vai tentar encaixar esse L e não vai encaixar.” Marcos responde: “Vai virar um Frankstein.”
- Marcos confirma alinhamento: o papel é de pessoa de processo que entende o mecanismo completo, não apenas o seu quadrado.
[09:36-14:02] Cronograma do Sienge e estágio atual da implantação.
- Igor compartilha o cronograma proposto pela Gescon (via WhatsApp) — prevê ~90 dias de implantação distribuídos em encontros por módulo. Já está defasado ~2 semanas.
- A defasagem foi proposital: Igor “pisou no freio” justamente para ter essa discussão de papéis antes de avançar. Alternativa descartada: contratar alguém da Advant (empresa de TI) para preencher o gap.
- Marcos questiona o estágio dos processos: “Esses encontros no cronograma, a gente ainda não tem o processo, né?” — Igor confirma: os processos estão “na minha cabeça” e ainda não foram formalizados dentro do ERP. O padrão nativo do Sienge ainda precisa ser avaliado.
- Marcos propõe usar o mindmap de Igor como base para identificar o que é ERP vs. o que não é: “Vou usar aquele mindmap para chumbar ERP e não ERP.”
[12:02-18:36] Configuração de entidade no Sienge e integrações de sistema já definidas.
- Marcos pergunta sobre a configuração de entidade (estrutura base da empresa no ERP — plano de contas, etc.): Igor explica que deu um overview inicial para a Gescon e começaram criando ainda em CTS (Colliers Technical Services). A Costal será aberta como segunda empresa no Sienge quando o CNPJ estiver pronto (sistema é multiempresas).
- Sienge não tem módulo nativo de RH: é um parceiro terceiro. Igor já usa a Paycom para folha de pagamento e fechará um segundo contrato para a Costal. Lógica: Igor extrai dados, envia para a Paycom, Paycom processa e devolve, Igor importa no financeiro.
- Contabilidade (Conecta Contabilidade): não tem sistema próprio, usa o do cliente. Portanto, o módulo de contabilidade do Sienge precisa estar ativado para que a Conecta acesse diretamente.
- Outros terceiros que operam fora do Sienge: Sales Impact (prospecção), agência de marketing, Advant (TI/suporte de mão de obra), escritório de advocacia — “não tem volume, não vejo integração necessária”.
[18:36-23:52] Orçamento no Excel + trabalho a quatro mãos no XMind.
- Marcos retoma o exemplo do orçamento: confirma que o processo de orçamentação não ficará dentro do Sienge — o ERP apenas “beberá do resultado”.
- Igor confirma: a Costal não tem processo de orçamento de obra estabelecido. Contratou dois orçamentistas (Lucas Montemor da ITS/Infomov e Leandro Delecródio como gerente) com experiências diferentes. Decisão consciente de não unificar antes dessa conversa: “Faz aí do jeito que vocês estão imaginando, porque daqui um mês a gente vai ter que repensar tudo isso.”
- Ferramenta de orçamentação: Microsoft Excel — “sistema avançado de planilha mesmo.” Definição já tomada.
- Marcos propõe: usar o mindmap de Igor, no nível que fizer sentido (não necessariamente o mais granular), para identificar o que é ERP ou não. Igor: “Não mapeei isso lá — na verdade, eu nem sabia em detalhes até que ponto ia ou não ia o Sienge. Mas agora acho que tenho condições de identificar. A gente pode fazer isso a quatro mãos.”
[23:52-27:37] Divisão de trabalho Marcos/Rafael e próximo entregável.
- Marcos propõe a divisão: “Provavelmente vai ser uma divisão grande aqui. O Rafa vai ficar com a parte mais de Anouk; eu vou ficar com a parte mais de ERP.”
- Objetivo de Marcos: entender módulo e atividade de tudo para conseguir entender onde os robôs (agentes de IA) vão trabalhar. “Quero chegar no nível risco/controle. Não precisa de fluxograma — vai ser narrativa.”
- Marcos explica por que narrativa em vez de fluxograma: a manutenção constante do fluxograma era o problema real — “se você não atualizava o fluxo, você não atualizava a narrativa também.”
- Igor confirma que vai enviar o XMind diretamente (não PDF): “Dá um trabalhão transformar tudo em PDF.” Marcos: “Se você me mandar XMind melhor ainda.”
[27:37-30:50] Cronograma de entrega e deadline Anouk.
- Marcos: “Até o final da semana que vem, eu precisaria ter com você — daquilo que é ERP — riscos e controles, pelo menos os principais.”
- Igor confirma: pode entregar o XMind categorizado ainda hoje (~meia hora de trabalho).
- Igor revela sua filosofia: “Eu não estou com pressa no seguinte sentido: eu não quero pular etapas e depois pagar uma conta eterna por conta disso.” Consciente de que foi 1 ano brigando internamente + 5 meses para assinar contrato — “ficar mais 3 meses, tudo bem.”
- Marcos alerta: a Anouk tem um deadline com Igor em 16 de maio.
- Igor: no seu budget, o projeto é de pelo menos 12 meses, com entregáveis parciais no caminho. Não está desesperado com datas apertadas.
[30:50-34:03] Protocolo de reuniões com consultores da Gescon.
- Marcos: quer receber o material de Igor categorizado → aí solicita reuniões com os consultores da Gescon por módulo, para entender o padrão nativo e identificar onde encaixar cada processo.
- Igor: vai agendar as reuniões com a Gescon de acordo com a disponibilidade de Marcos. Preferência: online. Pedido de 1 semana de antecedência para garantir disponibilidade de todos.
- Quinta-feira é o all-hands semanal do time Costal. Igor está no Parque da Cidade (SP) segunda e quarta; no escritório do Tamboré na quinta.
- Marcos: prefere online (economiza 3 horas de deslocamento de Santos).
[34:03-36:20] Contratação e encerramento.
- Marcos enviará proposta de honorários para Igor.
- Modelo de contratação: direto entre Costal e Marcos (PJ), sem intermediação da Anouk — para evitar bitributação. Marcos: “Conhecendo o Pedro, você vai me contratar direto.” Pendente confirmação com Pedro Villa.
- Igor: “Mesmo porque eu não vou pagar o Pedro.” (Pedro Villa está contribuindo sem custo para a Costal.)
- Encerramento com agenda definida: Igor entrega XMind hoje → Marcos revisa e responde hoje → segunda (20/04) Marcos fecha divisão com Rafael → semana de 25/04 primeiro mapeamento de riscos/controles entregue.
Documentos de Referência
Mind Map R01 enviado por Igor Reginato a Marcos Eduardo durante/após esta reunião.
- Mind Map Geral R01 — Visão Consolidada
- Mapa de Processos R01 — 9 Macroáreas
- Organograma + Nomes R01
- Governança Corporativa R01 — DIR-01 a DIR-15
Ata elaborada por: Rafael Rossetto