2026-04-23 — Follow-up Costal: Mapeamento de Sistemas e Controles Sienge/Zepp

meeting follow-up costal sienge zepp

Data: 2026-04-23 Participantes: Igor Reginato (Costal — sócio/gestor), Marcos Eduardo (Gescom — implantador Sienge), Rafael Rossetto (Anouk — PM On-site, observador com anotações) Local: Remoto (Google Meet) Empresa: costal Duração: ~00:29:06

Itens de Ação

@Marcos Eduardo — Finalizar mapeamento de riscos e controles sobre os processos classificados como “sim” no quadro de sistemas — até 2026-04-24 (amanhã)
@Marcos Eduardo — Compartilhar com Igor a proposta de riscos e controles para crítica
@Igor Reginato — Apresentar tema ao board na segunda-feira (2026-04-28) e retornar com decisão sobre budget adicional para Anouk
@Igor Reginato — Enviar contraoferta para Marcos Eduardo (proposta Costal sem Anouk) para avaliação
@Marcos Eduardo — Popular cronograma com atraso de 2 semanas e compartilhar com Igor para validar com Gescom
@Marcos Eduardo / Igor Reginato — Discutir módulo de escrituração contábil com o contador da Conecta (escritório contábil)

Decisões Chave

Zepp Aprovações é necessário na Costal porque o Sienge suporta apenas 2 níveis de aprovação, e Igor precisa de no mínimo 3 (gestor de contrato, gestor de construção e Igor para valores acima de threshold). O Zepp permite até 5 alçadas integradas ao Sienge. [fato]
Lógica de alçadas de aprovação definida por valor: até ~10k = gerente de obra; até ~50k = R da construção; acima disso = Igor. Também aciona Igor quando a linha orçamentária estoura (independente do valor). [premissa — valores ainda não formalizados]
Fluxo híbrido Zepp + Sienge para aprovações de 3+ alçadas: as alçadas iniciais ficam no Zepp, a última alçada fica no Sienge, que sempre tem a aprovação final. Para apenas 2 alçadas, tudo fica no Sienge. [decisão de design de processo — pendente de validação técnica]
Budget empresarial (CAPEX/OPEX corporativo) ficará em Excel — Sienge não cobre esse nível; cobre apenas fluxo de caixa da obra e do conjunto de obras. [fato]
DDA (débito direto automático/automação bancária) será contratado — Itaú tem API integrada com Sienge; Igor confirmou que vai contratar o módulo (não faz sentido operar na mão). [fato]
Emissão de nota fiscal irá para o Sienge — antes feita no Viaics; contabilidade não tinha sistema próprio e aceitou usar o módulo Sienge. [fato]
Escrituração contábil e SPED — responsabilidade do contador da Conecta; indefinido se o contador vira usuário do Sienge ou usa sistema próprio. Precisa envolver o contador. [gap]
Diário de obra ficará dentro do Sienge — confirmado por Igor. [fato]
Ponto eletrônico: não aplicável — Igor não terá funcionários CLT que batem ponto. Eventuais celetistas serão gerenciados pelo Senior (Colliers/CSC). [fato]
O objetivo do mapeamento de sistemas não é a implantação do Sienge — é identificar quais processos são candidatos a controles automatizados por agentes (Anouk). [fato — alinhamento de escopo declarado por Marcos]

Minuta Detalhada

[00:00:00-00:02:30] Abertura e contextualização do documento de mapeamento

Igor, Marcos e Rafael entram na chamada. Rafael participa como observador/anotador — não intervém durante a reunião. [fato]
Marcos havia enviado um documento (matriz de sistemas) para Igor via WhatsApp antes da reunião. Igor localiza o arquivo correto (PPT com cronograma, slide 6). [fato]
Marcos menciona que o cronograma está atrasado em ~2 semanas — as reuniões previstas não aconteceram. Propõe popular o arquivo com o atraso e enviar para a Gescom criticar. [fato]

[00:02:30-00:05:00] Revisão da matriz de sistemas — processos “Sienge total”

Marcos apresenta a estrutura do Sienge na operação Costal:
- Roda 100% no Sienge: medição física, apropriação de custos, controle de estoque, solicitação, recepção de NF, cadastro de fornecedores, locação, faturamento direto de fornecedores, contas a pagar/receber, conciliação, cobrança, pagamento eletrônico. [fato]
- Orçamento: nasce fora do Sienge (Leandro Delecrodio cria fora), mas é importado para controle interno. Classificado como “parcial”. [fato]
- Cronograma físico: nasce no MS Project, é alimentado no Sienge para controle. Classificado como “parcial”. [fato]
- Caixinha de obra: gerenciada via Zepp Despesas dentro do fluxo Sienge. [fato]

[00:05:00-00:10:00] Alçadas de aprovação — por que Zepp é necessário

Sienge tem apenas 2 níveis de aprovação como padrão. Igor precisa de 3+. A solução é o Zepp Aprovações, que permite até 5 alçadas integradas ao Sienge. [fato]
Igor descreve 2 gatilhos para escalada:
1. Por valor — até ~10k: gerente de obra; até ~50k: responsável da construção; acima: Igor. [premissa — valores não formalizados]
2. Por estouro de linha orçamentária — independente do valor, sobe para Igor para revalidação ou explicação de saving. [fato]
Marcos propõe lógica de fluxo híbrido: 2 alçadas = tudo no Sienge; 3+ alçadas = iniciais no Zepp, final sempre no Sienge. [decisão de design]
Igor esclarece que as aprovações registradas no Zepp ficam registradas também no Sienge (log completo: quem aprovou, quando). [fato — informação da Gescom]
Dúvida técnica de Marcos: se Sienge pode rejeitar uma aprovação vinda do Zepp (ex: linha estourada). Igor não sabe responder. [gap — precisa de validação técnica com Gescom]
Controle de “quebra de alçada” (uma compra grande dividida em pequenas para fugir do limite): Marcos menciona que isso aparece nos relatórios de auditoria. [fato]

[00:10:00-00:15:00] Integração Zepp ↔ Sienge — mecânica e dúvidas

Marcos questiona se o Sienge pode travar uma aprovação que veio do Zepp quando a linha orçamentária não comporta — essa é a questão central para o design do fluxo. [gap — indefinido]
Igor clarifica sua necessidade: ele quer ver, ao aprovar, o contexto financeiro (linha orçamentária, saldo disponível, previsão vs. realidade) — não apenas o objeto da compra. O Zepp precisa trazer essas informações junto. [premissa de design]
Marcos conclui: a retroalimentação entre Zepp e Sienge é bidirecional — Zepp consome Sienge, mas Sienge também precisa poder influenciar/bloquear o Zepp. Ponto a validar com Gescom. [gap]

[00:10:00-00:15:00] Emissão de NF, fluxo de caixa e budget corporativo

Emissão de NF: antes feita no Viaics; a contabilidade da Costal não tem sistema próprio. Igor vai contratar o módulo Sienge para isso e dar acesso à contabilidade. [fato]
Fluxo de caixa da obra: gerado pelo Sienge a partir de medições e lançamentos de NF. [fato]
Budget corporativo (CAPEX/OPEX empresa): ficará em Excel, sem integração com Sienge. Igor confirma que Sienge cobre obra e conjunto de obras, mas não o budget empresarial completo. [fato]

[00:15:00-00:20:00] BI, dashboards e sistemas externos

Power BI é o sistema dono dos dashboards — consome APIs do Sienge e demais sistemas. [fato]
Zepp BI: dashboards pré-prontos dentro do ecossistema Zepp — complementar ao Power BI. [fato]
Igor confirmou que todas as APIs necessárias para Power BI já foram contratadas no pacote Sienge. [fato]
DDA (débito automático bancário): Igor confirmou que vai contratar — API do Itaú disponível e integrada ao Sienge. Não faz sentido operar na mão. [fato]
Sistemas classificados como fora do escopo Sienge: parte comercial (gestão de leads, CRM, branding), projetos (AutoCAD, Jira), gestão de documentos, assinatura de contratos (DocuSign/ClickSign — externo, mas Sienge pode dar gatilho), funções administrativas (CSC/service desk via Milvos), RH (recrutamento, onboarding, ponto eletrônico), jurídico, gestão de riscos, infra de TI. [fato]

[00:20:00-00:25:00] Escrituração contábil e SPED — zona cinzenta

Escrituração contábil (livros fiscais, apuração de impostos, SPED): responsabilidade direta do contador da Conecta (escritório contábil). Igor contratou módulo Sienge para isso, mas a mecânica ainda é indefinida: o contador vira usuário do Sienge, ou usa sistema próprio consumindo exports do Sienge? [gap — precisa envolver o contador]
Marcos propõe envolver o contador da Conecta para definir o fluxo. [action item]

[00:25:00-00:29:06] Foco Anouk, budget e próximos passos

Marcos clarifica o objetivo da reunião com Anouk: não é desenhar o processo de implantação do Sienge — é identificar riscos e controles candidatos à automação por agentes nos processos mapeados como “sim” no Sienge. [fato — alinhamento de escopo]
Marcos ficará responsável por mapear os controles e riscos dos processos “sim” e “parcial” e compartilhar com Igor para crítica. Prazo: amanhã (2026-04-24). [action item]
Budget Anouk: Igor não tem o budget original aprovado para a Anouk. Vai levar o tema ao board na segunda-feira (2026-04-28 — Bruno estava ausente na semana anterior). Retorna com resposta. [premissa — indefinido]
Proposta Costal sem Anouk: Marcos pede a Igor uma contraoferta de escopo mínimo (Costal sem Anouk) — para Pedro avaliar e decidir como se posicionar. [action item]
Rafael confirma que vai rodar os prompts para gerar a documentação a partir desta transcrição. [fato]

Sinais para Promoção às Camadas Canônicas

Nota: Esta seção serve como pré-processamento para o Prompt 03. Os sinais abaixo NÃO foram ainda promovidos aos arquivos canônicos — isso ocorre ao rodar o Prompt 03.

Decisões (→ 00-projeto/canonico/decisoes.md)

#	Decisão	Contexto
1	Zepp Aprovações será adotado na Costal por limitação técnica do Sienge (máx. 2 alçadas nativas) — Igor precisa de 3+	Confirmado por Igor e pela Gescom
2	Lógica de alçadas por valor: ~10k = gerente obra, ~50k = R construção, acima = Igor; estouro de linha = Igor	Definição de Igor (valores ainda não formalizados)
3	Fluxo híbrido: 2 alçadas = tudo Sienge; 3+ alçadas = iniciais no Zepp, final no Sienge	Proposta de design de Marcos, validada por Igor
4	Budget corporativo (CAPEX/OPEX empresa) ficará em Excel — Sienge não cobre	Confirmado por Igor
5	DDA (API bancária Itaú) será contratado — integração com Sienge	Confirmado por Igor
6	Emissão de NF migrará para o Sienge — contabilidade receberá acesso	Confirmado por Igor
7	Diário de obra ficará dentro do Sienge	Confirmado por Igor

Riscos (→ 00-projeto/canonico/riscos.md)

ID sugerido	Risco	Impacto	Prob.	Mitigação	Dono	Prazo
R-009	Budget Anouk para Costal ainda não aprovado pelo board — projeto pode não ter verba para agentes	Alto	Média	Igor apresenta ao board em 28/04 — retornar com resposta até 29/04	Igor / Pedro	imediato
R-010	Integração técnica Zepp ↔ Sienge (se Sienge pode rejeitar aprovação Zepp) ainda não validada	Médio	Alta	Gescom precisa confirmar comportamento — risco de desenho de processo incorreto	Marcos / Gescom	curto prazo

Gaps (→ 00-projeto/canonico/gaps.md)

ID sugerido	Gap	Impacto	Dono	Prazo
G-015	Definição de valores exatos das alçadas de aprovação por valor (10k, 50k — ainda informais)	Médio	Igor Reginato	curto prazo
G-016	Validação técnica: Sienge consegue rejeitar/bloquear aprovação originada no Zepp?	Alto	Marcos / Gescom	curto prazo
G-017	Escrituração contábil e SPED: indefinido se contador da Conecta usará Sienge ou sistema próprio	Médio	Marcos / Contador Conecta	curto prazo
G-018	Budget Anouk para frente Costal ainda não aprovado pelo board	Alto	Igor / Pedro	até 2026-04-28

Dependências (→ 00-projeto/canonico/dependencias.md)

ID sugerido	Item	Depende de	Tipo	Dono
D-011	Definição de alçadas de aprovação (Zepp + Sienge)	Formalização dos valores-limite por Igor	decisão	Igor Reginato
D-012	Mapeamento de controles e riscos Sienge para agentes Anouk	Entrega de Marcos Eduardo (até 2026-04-24)	dado	Marcos Eduardo
D-013	Confirmação de budget Anouk para Costal	Apresentação ao board por Igor (2026-04-28)	aprovação	Igor / Pedro

Definições operacionais (→ DEFINICOES.md)

Alçada de aprovação: Nível hierárquico responsável por aprovar uma compra ou despesa, determinado pelo valor ou pelo estouro de linha orçamentária. No contexto Costal, gerenciado via Zepp Aprovações + Sienge. — Origem: 2026-04-23_follow-up-costal-sistemas-controles_meeting_minutes
Zepp Aprovações: Ferramenta que estende o Sienge para permitir mais de 2 alçadas de aprovação (até 5). As aprovações ficam registradas no Sienge. — Origem: idem
Gescom: Empresa implantadora do Sienge na Costal. Ponto técnico de referência para dúvidas de arquitetura Sienge. — Origem: idem
Conecta: Escritório de contabilidade da Costal — responsável pela escrituração contábil, SPED e obrigações fiscais. — Origem: idem

Documentos de Referência

Ata elaborada por: Rafael Rossetto

Colliers × Costal — Interno

Explorador

Follow-up Costal — Mapeamento de Sistemas e Controles Sienge/Zepp