Colliers × Costal — Interno

Runbook — Rodar uma reunião

Leitura de 3 min

Runbook | Rodar uma Reunião

runbook meeting governanca

Checklist para quem conduz ou registra uma reunião do projeto. Aplica-se a qualquer reunião (kickoff, discovery, alinhamento, devolutiva, board).

Gatilho

Reunião agendada com qualquer stakeholder do projeto (interna Anouk ou externa com cliente/board).

Antes da reunião

1. Confirme objetivo e entregável

  • Resposta clara à pergunta: “Ao final desta reunião, o que vamos ter que não temos agora?”
  • Formato: decisão tomada? Informação coletada? Alinhamento? Entregável validado?
  • Se não há entregável claro, avaliar se a reunião é realmente necessária ou se pode ser async (Slack + documento).

2. Crie o arquivo de ata pré-reunião

  • Decidir onde mora a ata baseado na frente:
    • Costal: 02-costal/meetings/YYYY-MM-DD_topico_meeting_summary.md
    • Colliers: 01-colliers/meetings/YYYY-MM-DD_topico_meeting_summary.md
    • Anouk-interno: 00-projeto/reunioes/YYYY-MM-DD_topico_brief.md
  • Usar template _templates/meeting.md como base
  • Preencher frontmatter: date, participants, empresa, tags, publish
  • Adicionar seção Pauta com tópicos numerados

3. Atualize calendário e documentação

  • Adicionar a reunião em MEETINGS na seção “Próximas reuniões”
  • Confirmar participantes, horário, local (link da call)
  • Enviar pauta aos participantes 24h antes, se reunião ≥ 30 min

Durante a reunião

1. Registro ao vivo

  • Alguém designado como dono da ata — só uma pessoa escreve
  • Usar estrutura do template: Key Points, Decisions Made, Action Items
  • Marcar fato vs hipótese vs premissa vs gap enquanto registra — não posterga para depois
  • Para action items: toda linha tem owner + prazo, sem exceção

2. Disciplina do tempo

  • Último terço da reunião é para consolidar decisões e action items (não discussão nova)
  • Se decisão não for tomada dentro da reunião, registrar como gap com owner e prazo

Depois da reunião (mesmo dia)

1. Finalizar a ata

  • Revisar minutes/summary e limpar rastros (correções, frases cortadas)
  • Adicionar seção Documentos de Referência com links para materiais citados
  • Salvar como _meeting_minutes.md (bruto) + _meeting_summary.md (estruturado)
  • Se reunião é público-relevante para cliente ou board, criar também _summary_brief.md curto e mudar publish: conforme

2. Promover sinais para camadas canônicas

Seguir Runbook — Promover sinais de reunião:

  • Decisões → decisoes
  • Riscos novos ou modificados → riscos
  • Gaps abertos ou fechados → gaps
  • Dependências novas ou resolvidas → dependencias
  • Definições operacionais (táticas, não estratégicas) → DEFINICOES
  • Tarefas com owner → TASKS

3. Atualizar contexto

  • Mover a reunião em MEETINGS de “Próximas” para “Realizadas”, linkando a ata
  • Se pessoas novas apareceram, criar entrada em pessoas
  • Notificar Axios (se relevante) para refresh dos outputs vivos

Critério de pronto

  • Ata publicada no caminho correto
  • Todas as decisões/riscos/gaps/dependências da reunião subiram para as camadas canônicas
  • Todo action item está em TASKS com owner e prazo
  • MEETINGS atualizado
  • Frontmatter com publish: correto (ver publish-contract)

Escalação

  • Se owner não está disponível para fechar um item, Pedro é owner temporário por 48h
  • Se decisão foi tomada mas contradita uma decisão anterior: parar, registrar como gap crítico, subir para Pedro no mesmo dia
  • Se ata precisar ficar [internal] apesar de cliente estar na call (conteúdo sensível), marcar #sensivel e criar um brief para cliente em paralelo

Ver também

Visão de gráfico

Backlinks