Runbook | Promover Sinais
Checklist para extrair decisões, riscos, gaps e dependências de uma ata e subi-los para os registros canônicos. Regra: executar no mesmo dia da reunião. Sinal materialmente relevante em ata é sinal promovido ou é sinal perdido.
Gatilho
Ata de reunião acabou de ser publicada e contém qualquer item com impacto material no projeto (decisão estratégica, risco novo, lacuna identificada, dependência cruzada).
Passo 1 — Extrair da ata
Abra a ata e leia procurando por 5 tipos de sinal:
| Sinal | Pergunta-chave | Destino canônico |
|---|---|---|
| Decisão | ”Foi decidido / vamos fazer X em vez de Y”? | decisoes |
| Risco | ”Se X acontecer, prejudica Y”? | riscos |
| Gap | ”Falta X para avançar”? | gaps |
| Dependência | ”X depende de Y ou de Z aprovar / entregar”? | dependencias |
| Definição operacional | ”A partir de agora fazemos X assim”? (tático, não estratégico) | DEFINICOES |
Passo 2 — Formatar cada sinal
Decisão
## YYYY-MM-DD — [Contexto curto]
**Contexto:** [1 frase explicando a situação]
### Decisoes tomadas:
1. **[Título da decisão]** — [Descrição concreta]
2. **[Título]** — [Descrição]Link obrigatório da ata de origem no fim do bloco.
Risco
Adicionar linha em riscos.md:
| R-NNN | [risco descrito] | [impacto] | [prob.] | [mitigação] | [dono] | [prazo] | aberto | [link ata] |
ID sequencial R-NNN — pegar o próximo disponível.
Gap
Adicionar linha em gaps.md:
| G-NNN | [gap descrito] | [impacto] | [dono] | [prazo] | aberto | [link ata] |
Dependência
Adicionar linha em dependencias.md:
| D-NNN | [item] | [depende de] | [tipo] | [dono] | ativo | [link ata] |
Definição operacional
Adicionar entrada em DEFINICOES na seção temática apropriada:
### [Título da definição]
**Definição:** [descrição concreta]
**Origem:** [[link-da-ata]]
**Data:** YYYY-MM-DDPasso 3 — Atualizar TASKS.md
Para cada action item da ata com owner + prazo:
- Adicionar linha em TASKS com ID
T-NNNsequencial - Especificar frente (costal / colliers / anouk-interno / geral)
- Linkar gap/dependência de origem se aplicável
Passo 4 — Validar cobertura
Antes de considerar pronto, confirme:
- Toda decisão da seção “Decisions Made” da ata virou entrada em
decisoes.md - Todo novo risco mencionado virou linha em
riscos.md(ou está explicitamente em um risco existente) - Todo gap mencionado tem dono e prazo (crítico)
- Toda dependência mencionada (entre frentes, sistemas, pessoas) virou linha em
dependencias.md - Toda action item virou tarefa em
TASKS.md
Passo 5 — Notificar
- Axios: mencionar nova entrada canônica em AXIOS-HANDOFF se for decisão estratégica (Pedro decide)
- Stakeholder relevante: Slack DM se a decisão/risco afeta alguém fora da call
- Dono do gap/dependência: Slack DM com link da entrada canônica
Erros comuns a evitar
| Erro | Consequência | Correção |
|---|---|---|
| Subir decisão sem contexto | Futura leitura fica sem pernas | Sempre 1 frase de contexto |
| Risco sem mitigação | Risco “registrado” mas não acionável | Mitigação, dono e prazo obrigatórios |
| Gap sem dono | Ninguém pega; gap apodrece | Owner sempre — se ninguém topou, Pedro é owner temporário |
| Duplicar risco que já existe | Dois ID para mesmo risco | Ler riscos.md antes de adicionar; se já existe, atualizar a linha existente |
| Registrar como decisão o que é só definição operacional | Poluição do log | Se é tático (“agora fazemos assim”), vai para DEFINICOES, não decisoes |
| Esperar para “dia seguinte” | Contexto da reunião se perde | Subir no mesmo dia. Sempre. |
Critério de pronto
- Todos os 5 tipos de sinal foram revisados na ata
- Entradas canônicas criadas com ID + dono + prazo
- TASKS.md atualizado
- Axios notificado se aplicável
- Data da ata ≤ “updated” nas camadas afetadas