Colliers × Costal — Interno

Discovery Session — Michael Sousa × Gabriel + Rafael (Inventário Sistemas e APIs Colliers)

Leitura de 11 min

Discovery | Michael Sousa — Inventário Sistemas e APIs Colliers

discovery colliers sistemas dados

Sessão de hoje (quinta 23/04/2026). Gabriel conduz (experiente); Rafael registra e aprende o método (primeira vez fazendo inventário). Objetivo: sair com o mapa dos sistemas, APIs e repositórios da Colliers + lista de acessos a providenciar + 2ª rodada agendada se necessário.

1. Briefing para a dupla (leia antes de entrar)

1.1 Quem é o Michael

[fato] Michael Sousa — TI / infraestrutura / sistemas, Colliers. Ver perfil.

[hipótese, da reunião 20/04] “cabeça aberta, faz vibe coding por conta própria, quase do nosso time, um aliado interno. Não é TI burocrático” — Pedro (alinhamento 20-04).

[premissa] Tem visão prática do stack real em uso na Colliers, não apenas do que está documentado. Provavelmente sabe onde os dados realmente moram (não só onde “deveriam” morar).

1.2 Premissas do ambiente Colliers (validar nos primeiros 5 minutos)

[hipótese Pedro] Stack majoritariamente Microsoft:

  • Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)
  • SharePoint Online (provável armazenamento de arquivos e documentos)
  • OneDrive (arquivos individuais)
  • Microsoft Lists (Igor já usa para gestão do funil comercial)
  • Power Automate (fluxos de automação — Igor quer usar para aprovação de orçamentos)
  • Microsoft Dynamics (emissão de nota fiscal — ligado ao Canadá)

[fato, do kickoff 17/04] RD Station CRM a R$ 5.000/mês (substituição em avaliação).

[fato, do kickoff 17/04] Sienge contratado mas ainda em implantação — módulo CRM do Sienge não é usado (consultoria indicou).

[fato, do kickoff 17/04] Orçamentação em Excel (Leandro Delecródio).

[fato, R-002] ~500 projetos históricos da Colliers autorizados para treinar modelos.

1.3 Objetivos desta sessão

Ao final da sessão de hoje, queremos sair com:

  1. Lista completa dos sistemas em uso ativo hoje (não só os formais — os de sombra também)
  2. Para cada sistema: tipo, fornecedor, quem usa, há quanto tempo, cobertura de dados
  3. Para cada sistema: se tem API, qual tipo (REST? SOAP? webhook? CSV export?), nível de acesso
  4. Mapa dos repositórios de dados — onde moram contratos, projetos, cotações, documentos
  5. Lista de acessos a providenciar — para quais sistemas precisamos login, nível, owner da aprovação
  6. Flags vermelhas — sistemas legados que podem morrer, dados que estão em risco
  7. 2ª rodada agendada se o escopo for grande

1.4 O que NÃO é escopo desta sessão

  • Discovery de processos de negócio (isso é outro trabalho, com os owners funcionais)
  • Discovery do Sienge em si (tem time dedicado — Marcos + Gescon)
  • Definição de arquitetura do Data Lake (isso vem depois, quando tivermos o mapa completo)
  • Decisões sobre migração / retirada de sistemas (Michael não tem alçada sozinho)

2. Roteiro da sessão (60-90 min)

Sugestão de timebox

TempoBloco
5 minAbertura + contexto do que estamos construindo (Gabriel)
15 minBloco A — Stack Microsoft (os óbvios)
20 minBloco B — Sistemas especializados e de sombra
20 minBloco C — Dados e repositórios
10 minBloco D — APIs e integrações existentes
10 minBloco E — Acessos e segurança
5 minFechamento + follow-up + agenda 2ª rodada se necessário

Dica para Gabriel: se algum bloco render muito, oferecer uma 2ª sessão — não atropelar. Inventário de verdade leva 2-3 conversas, não 1.

Abertura (5 min)

Explicar ao Michael:

“Michael, obrigado pelo tempo. Estamos começando a construir a plataforma de dados Colliers × Costal. Para isso precisamos primeiro entender o terreno técnico real — o que está em uso, onde moram os dados, o que tem API. Hoje é para mapear. Decisões de migração ou arquitetura vêm depois. Sua visão de quem opera é crucial porque o que está documentado pode ser diferente do que realmente roda.”

Deixar claro: não é auditoria, não é cobrança. É um aliado vendo o terreno com outro aliado.

3. Q&A por bloco

Bloco A — Stack Microsoft (os “óbvios”)

  1. Quais produtos do Microsoft 365 estão em uso ativo pelo time Colliers? (validar nossa hipótese: Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, Lists, Power Automate, Power BI?)
  2. SharePoint Online — quantos sites? Tem arquitetura de sites por área/projeto ou é um único site grande?
  3. OneDrive — é usado para arquivos pessoais ou também para compartilhamento de trabalho?
  4. Microsoft Lists — quais listas existem hoje? O Igor mencionou uso para funil comercial — que outras?
  5. Power Automate — tem fluxos ativos? Quais? Quem os construiu? Tem documentação?
  6. Power BI — há dashboards? Conectados a quais fontes? Quem os mantém?
  7. Microsoft Dynamics — ainda em uso para NF? Escopo de uso atualizado?
  8. Azure / Entra ID — identidade é gerenciada em AD on-prem, Entra ID, ou misto?
  9. Licenciamento M365 — qual plano? E5? E3? Business Premium? (Copilot habilitado?)

Bloco B — Sistemas especializados e de sombra

  1. Além do M365, quais sistemas a Colliers opera hoje? (vai puxando)
  2. RD Station — quem administra? Quais dados estão lá? Qual o volume de leads?
  3. Projuris — uso atual? Igor mencionou que usa apenas para gerar número de controle de orçamento — confirma?
  4. Sienge — você está envolvido na implantação? Qual seu papel? (ele é supervisor TI pelo lado Colliers conforme sienge-sistema.md)
  5. ERP atual (pré-Sienge) — o que existe? Quem usa? Dados vão migrar?
  6. Sistemas de administração de imóveis — há algum sistema dedicado para gestão de locação / compra / venda? Ou tudo em Excel/SharePoint?
  7. Sistemas de gestão de obra / projetos — há software específico? AutoCAD? Revit? MS Project? Primavera?
  8. Sistemas de cotação / orçamento — além do Excel do Leandro, há algo mais? SIENGE já tem?
  9. Sistemas de comunicação com corretores — algum portal? App? Tudo por WhatsApp/e-mail?
  10. Sistemas contábeis / fiscais — Conecta Contabilidade foi mencionado para Costal. Colliers usa o quê hoje?
  11. Há sistemas “de sombra” que não são oficialmente suportados por TI mas estão em uso? (planilhas complexas, ferramentas pessoais, scripts locais, Google Forms, Airtable, Notion…)

Bloco C — Dados e repositórios

  1. Os contratos de locação — onde moram? SharePoint? OneDrive? Em que formato (PDF, Word)? Quem administra?
  2. Contratos de compra e venda de imóveis — mesmo tópico. Mesmo repositório ou separado?
  3. Documentação de projetos (plantas, memoriais, especificações) — onde mora? Existe catalogação?
  4. Dados de administração de imóveis — rents, pagamentos, ocupação, manutenção — onde?
  5. Histórico de orçamentos dos ~500 projetos — onde mora? Está organizado por cliente / por ano / por tipo?
  6. Propostas comerciais enviadas (vencedoras e perdidas) — arquivadas onde?
  7. Cotações de fornecedores — repositório centralizado ou cada orçamento tem o seu?
  8. Dados de corretores e imóveis no mercado — existe base? Onde?
  9. Histórico de clientes — cadastros, interações, contratos — onde (se não é no Sienge)?
  10. Arquivos escaneados (contratos antigos, documentos de aquisição de imóveis) — formato imagem? OCR’d? Catalogados?
  11. Backups — existem? Cadência? Retenção?
  12. Fragmentação — você diria que os dados estão: (a) bem organizados, (b) razoavelmente organizados, (c) espalhados? Qual sua visão honesta?

Bloco D — APIs e integrações

  1. Para cada sistema mencionado acima — ele tem API? (REST, SOAP, webhook, export CSV)?
  2. SharePoint / Graph API — vocês já usam para alguma integração? Qual?
  3. Power Automate já consome APIs externas? Quais?
  4. Existe alguma integração entre sistemas hoje? (Ex: RD Station → Lists, Outlook → Projuris, etc.)
  5. Microsoft Lists + Power Automate — há fluxos ativos que deveríamos mapear?
  6. Você já fez algum “vibe coding” com APIs que o Pedro mencionou? Pode compartilhar?
  7. Projuris — tem API? Alguém já tentou?
  8. ERP atual — tem API ou só exportação manual?

Bloco E — Acessos e segurança

  1. Qual é a autoridade real sobre concessão de acessos? Você tem autonomia ou precisa de aprovação de alguém?
  2. Políticas de MFA, SSO, compartilhamento externo — qual é o padrão?
  3. Vocês permitem acesso via API a usuários externos? (para o time Anouk eventualmente)
  4. Documentação de acessos — existe? Quem mantém?
  5. Riscos de LGPD / dados pessoais — há categorização de quais dados são sensíveis?
  6. Quais acessos o time Anouk vai precisar para avançar no discovery (próximas 2 semanas)?
    • Gabriel: leitura do SharePoint principal, acesso a um tenant/ambiente de teste
    • Rafael: leitura dos repositórios de projetos históricos (read-only)
    • Antônio: acesso a histórico de orçamentos (via Leandro, provavelmente)
    • Quem aprova? Qual o caminho formal?

Fechamento (5 min)

  • Agradecer e reforçar o papel de aliado
  • Resumir em voz alta os 3 pontos mais importantes que ouvimos (confirma percepção)
  • Combinar 2ª rodada se ainda ficou muita coisa (proposta: mesmo horário na próxima semana)
  • Pedir 2-3 artefatos: screenshot da arquitetura de pastas do SharePoint principal, lista de usuários M365 (se possível), qualquer doc de arquitetura que exista
  • Definir canal de follow-up: Slack? WhatsApp? Thread por e-mail?

4. Como registrar durante a sessão

Rafael conduz o registro. Gabriel conduz a conversa. Essa divisão libera Gabriel para escutar e perguntar bem.

Estrutura rápida (em Obsidian ou Google Doc compartilhado)

## [nome do sistema / tópico]
- contexto: [1 linha]
- [fato] ... (quando Michael afirma com certeza)
- [hipótese] ... (quando Michael acha mas não sabe)
- [gap] ... (quando não sabe ou precisa confirmar)
- ação: ... (follow-up decorrente)

Não tente fazer tabela perfeita durante a sessão. Anota bruto. Arruma depois.

Template de output final (depois da sessão)

Para cada sistema/repositório material identificado, Gabriel instancia uma cópia do mapeamento-sistema.md em:

  • 01-colliers/dados/<sistema>-mapeamento.md (ex: sharepoint-mapeamento.md, rdstation-mapeamento.md)

Para cada repositório de dados (conjunto de dados que moram num sistema mas merecem inventário próprio), Rafael instancia uma cópia do novo inventario-dados.md em:

  • 01-colliers/dados/<fonte>-inventario.md (ex: contratos-locacao-inventario.md)

5. Follow-up pós-sessão (antes de sexta 24/04)

  • Gabriel — consolidar mapeamentos de sistemas em 01-colliers/dados/ (1 arquivo por sistema principal)
  • Gabriel — atualizar conectores com os candidatos a integração
  • Rafael — preparar inventário de dados da próxima semana: usando template e apontando para os ~500 projetos históricos
  • Rafael — consolidar log da sessão em 01-colliers/meetings/2026-04-23_michael-sousa-discovery-sistemas_meeting_summary.md
  • Pedro / Rafael — notificar stakeholders sobre acessos a providenciar
  • Gabriel + Rafael — promover sinais canônicos (gaps, dependências, decisões) via runbook
  • Se 2ª rodada necessária — Rafael agenda com Michael

6. Hipóteses a validar e flags vermelhas a caçar

Ir para a sessão sabendo o que procura:

Hipóteses a confirmar ou rejeitar

  1. “Tudo está na Microsoft, é SharePoint com Excel” (Pedro) — confirma para grande maioria? Exceções?
  2. “Michael é cabeça aberta, não burocrático” (Pedro) — confirmar pelo estilo da conversa
  3. Colliers tem Power Automate + Lists em uso relevante
  4. Dados de projeto históricos (~500) estão acessíveis mas não catalogados
  5. Não existe CRM estruturado (usam RD Station mas sem métrica)
  6. Sistema contábil/fiscal atual não é o Sienge (Sienge está chegando)

Flags vermelhas a prestar atenção

  • Sistema crítico que depende de 1 pessoa específica (“só o fulano sabe”)
  • Dados sensíveis em SharePoint sem controle de acesso por pasta
  • Backups inexistentes ou inconsistentes
  • Integração ponto-a-ponto frágil (se um sistema cai, X outros falham)
  • “Scripts locais” ou planilhas complexas que são o processo (se a pessoa que fez sair, quebra)
  • LGPD: dados pessoais de clientes/corretores armazenados sem catalogação

7. Para Rafael — notas de método (você nunca fez inventário)

Rafael, algumas coisas que Gabriel (e consultores experientes) fazem que você pode copiar:

  1. Perguntar o quê, depois o como, depois o porquê — nessa ordem. Começar por “o que existe” antes de “como funciona”.
  2. Nunca assuma que a documentação é real. Peça para ver na tela sempre que possível (“você pode me mostrar?”).
  3. Atenção aos silêncios — quando Michael hesita ou dá resposta vaga, tem algo ali. Anote como [gap] e volte depois.
  4. Escreva no template, não em lugar nenhum — usar mapeamento-sistema.md e inventario-dados.md já durante a sessão, mesmo incompleto, obriga você a fazer as perguntas certas para preencher os campos.
  5. Separe fato de impressão — “ele disse que tem 500 projetos” é fato. “parece que os dados estão bagunçados” é impressão — marque como [hipótese].
  6. Siga o fluxo de dados — quando um sistema gera dado, pergunte: “para onde isso vai depois?” até chegar no fim. Isso revela integrações não-documentadas.
  7. Perguntas fechadas só no fim — REST ou SOAP?, OAuth ou API Key?. Começar com abertas: como vocês integram X com Y hoje?.
  8. Deixe o Michael ensinar — ele conhece o ambiente. Pergunte “o que eu estou perdendo que deveria ter perguntado?“

8. Ver também

Preparado por Pedro Villa + Axios em 2026-04-23. Após a sessão, Rafael transforma este arquivo em _meeting_summary.md e cria mapeamentos individuais em 01-colliers/dados/.

Visão de gráfico

Backlinks