Spec | Gente & Gestão Colliers (Corporativo) — AS-IS v1
colliers corporativo gente rh spec
Autor: Rafael Rossetto
Versão: AS-IS v1 (consolidada após discovery 14/05 com Camila Silva)
Status: AS-IS validada com owner — TO-BE pendente go-live Senior PJs + automação compliance
Empresa: colliers
Divisão: CIB — Corporativo (CSC — Centro de Serviços Compartilhados)
Owner Colliers: Camila Silva (Head de Gente & Gestão)
Este documento substitui em valor a prep de discovery (histórico) . Consolida achados da 05 com Camila Silva . Base para avaliação de agentes no blueprint.
1. Definição e escopo
A área de Gente & Gestão é o departamento de Recursos Humanos da Colliers Brasil, operando como CSC (Centro de Serviços Compartilhados) — atende tanto Colliers quanto Costal com a mesma equipe.
Estrutura:
Subsistema Escopo Coordenadora Analistas Cultura Recrutamento & Seleção, Treinamento & Desenvolvimento, Diversidade/Equidade/Inclusão, Clima organizacional 1 2 Remuneração Folha de pagamento, Benefícios, Saúde e Segurança do Trabalho, Gestão de PJs 1 2
Total: 7 pessoas (1 head + 2 coordenadoras + 4 analistas).
Volume: ~30-40 vagas/mês. ~130 colaboradores apenas no contrato Mercado Livre.
2. Fluxo AS-IS — Recrutamento e Seleção
flowchart TB
subgraph REQ["1 — Requisição"]
R1["Liderança abre vaga\n(Senior EX / Gente Gestão)"]
end
subgraph ANAL["2 — Análise"]
A1["Camila analisa\n(budget, pertinência)"]
end
subgraph HUNT["3 — Busca"]
H1["GUPY publica vaga\n+ LinkedIn + Gaia (IA)"]
H2["Hunting direto\n(LinkedIn booleano)\n⚠ GARGALO #2"]
end
subgraph ENT["4 — Entrevistas"]
E1["Entrevista RH\n(Cultura)"]
E2["Entrevista\nliderança"]
E3["Entrevista\ncliente (FM)"]
end
subgraph BG["5 — Background"]
B1["Background check\n(Cronos)"]
end
subgraph ADMIT["6 — Admissão"]
AD1["Carta proposta"]
AD2["Upload docs\n(Senior)"]
AD3["Paycon registra\ne-Social"]
AD4["Flokzu dispara\nonboarding"]
end
subgraph ONBOARD["7 — Onboarding"]
O1["Kit + Manual +\nCronograma"]
O2["Primeiro Amigo"]
O3["Assinatura docs\n(ClickSign)"]
O4["Avaliação 1º mês\n(Flokzu)"]
end
REQ --> ANAL
ANAL --> HUNT
HUNT --> ENT
ENT --> BG
BG --> ADMIT
ADMIT --> ONBOARD
style HUNT fill:#ffe8e8,stroke:#c00
Observações:
CLT: processo automatizado (Senior → Paycon → e-Social).
PJ: processo manual — homologação de fornecedor via Compras, contrato via Jurídico.
FM (Property/Facilities): entrevista adicional com o cliente.
3. Fluxo AS-IS — Offboarding
flowchart TB
subgraph SOL["1 — Solicitação"]
S1["Liderança solicita\n(Senior EX)"]
S2["OU: colaborador\npede demissão"]
end
subgraph APR["2 — Aprovação"]
A1["Camila aprova"]
end
subgraph EXEC["3 — Execução"]
E1["Liderança comunica"]
E2["Gente faz\nacolhimento"]
E3["Aviso prévio\n(ClickSign)"]
end
subgraph CALC["4 — Cálculos"]
C1["Paycon calcula\nrescisão + e-Social"]
C2["Gente agenda\nexame demissional"]
end
subgraph PAG["5 — Pagamento"]
P1["Aprovação no\nBanco Itaú"]
P2["Homologação\n(online ou presencial)"]
end
subgraph OFF["6 — Offboarding"]
O1["Flokzu dispara\noffboarding\n(TI, Jurídico, etc.)"]
O2["Entrevista de\ndesligamento"]
O3["Docs para\nassinatura (ClickSign)"]
end
SOL --> APR
APR --> EXEC
EXEC --> CALC
CALC --> PAG
PAG --> OFF
4. Fluxo AS-IS — Compliance Documental FM
flowchart TB
subgraph COL["1 — Coleta"]
C1["Folha, holerites,\nFGTS, ponto,\ncertidões"]
end
subgraph PREP["2 — Preparação"]
P1["Separar por\ncolaborador\n(~130 no ML)"]
P2["~30 docs por\npessoa/mês"]
end
subgraph ENVIO["3 — Envio"]
E1["Upload no sistema\ndo cliente"]
E2["Vencimentos\nescalonados ⚠"]
end
subgraph AUDIT["4 — Auditoria"]
A1["Cliente audita\n(até 72h)"]
A2["Se passa prazo:\nBLOQUEIO de\npagamento ⚠"]
end
subgraph REC["5 — Reclamação"]
R1["Gente abre\nreclamação no\nsistema do cliente"]
R2["Aprovação manual\npelo cliente"]
end
COL --> PREP
PREP --> ENVIO
ENVIO --> AUDIT
AUDIT --> REC
style ENVIO fill:#ffe8e8,stroke:#c00
style AUDIT fill:#ffe8e8,stroke:#c00
[fato] Dor #1 declarada por Camila: “diário”, “insano”, “me irrita”, “enxugando gelo”. — Fonte: Camila Silva.
5. Stack tecnológico AS-IS
5.1 Visão de sistemas
flowchart TB
subgraph CORE["Folha & Admissão"]
SEN["Senior / Senior EX\n(portal + folha)"]
PAY["Paycon\n(cálculos + e-Social)"]
end
subgraph REC["Recrutamento"]
GUPY["GUPY + Gaia (IA)\n(ATS + triagem)"]
CRONOS["Cronos\n(background check)"]
end
subgraph WORK["Workflows"]
FLOK["Flokzu\n(on/offboarding,\nrateio, avaliação)"]
CLICK["ClickSign\n(assinaturas digitais)"]
end
subgraph GEST["Gestão"]
PONT["ifPonto\n(controle de ponto)"]
MILV["Milvus\n(chamados internos)"]
LG["LG\n(Acelerador de Carreira)"]
end
subgraph FIN["Financeiro"]
ITAU["Banco Itaú\n(conta separada folha)"]
end
CORE --> WORK
REC --> CORE
WORK --> GEST
CORE --> FIN
5.2 Detalhamento
Sistema Função Notas-chave Senior / Senior EX Folha de pagamento + portal do colaborador Principal sistema. Senior EX é o portal self-service. Paycon Terceira de cálculos Calcula folha, rateios, FGTS, e-Social. Não é sistema, é empresa. GUPY ATS (recrutamento) Publica vagas no LinkedIn e outras plataformas. IA “Gaia” faz triagem. Cronos Background check Usado especialmente para posições em clientes bancários (Société Générale). ClickSign Assinatura digital Contratos, avisos prévios, rescisões, documentos em geral. Flokzu Workflows internos Onboarding/offboarding, vagas, avaliação 1º mês, rateio de produção. ifPonto Controle de ponto Monitorado por Gente para compliance. Milvus Chamados internos ”Dúvida de holerite”, “carta para consulado”, solicitações diversas. Volume alto. LG Avaliação de desempenho ”Acelerador de Carreira”: 2×/ano (mar, set). Auto + líder + pares + PDI. Banco Itaú Pagamento de folha Conta separada. Gente aprova diretamente. Financeiro sem acesso a salários. Nexo (descontinuado)Rateio de produção Migrado para Flokzu.
6. Dores AS-IS identificadas
# Dor Severidade Detalhe D1 Compliance documental FM é diário e manual Crítica ~130 pessoas ML × 30 docs/mês. Vencimentos escalonados. Sistema ML bloqueia pagamento. “Insano.” D2 Hunting de brokers sem ferramenta Alta LinkedIn booleano. ChatGPT não ajudou. “Me sinto travada.” D3 Atendimentos básicos consomem equipe Alta ”Carta para consulado”, dúvida de R$0,50. 7 pessoas, 30-40 vagas/mês + dia a dia. D4 Gestão de PJs 100% manual Alta Lançamento individual no Itaú (~30 PJs). ERP vai mitigar parcialmente. D5 PPR com dados de múltiplas fontes Média Flokzu + Financeiro + áreas. Cálculo manual. Validação com Ricardo.
7. Hipóteses do prep — validação
# Hipótese do prep Resultado H1 Sistema de folha: Paycom (EUA) e/ou Senior (BR) Parcialmente validado — Senior (BR) é o sistema. Paycon é empresa terceira de cálculos, não “Paycom”H2 Dados de headcount/custo alimentam Financeiro/BI Validado — PPR, rateios, custos; conta bancária separada; planejamento financeiro vê dadosH3 RH é consumidora pura sem dado relevante para Lake Refutado — RH produz dados de PPR, rateios, compliance, headcount. Merece specH4 Comissões passam por RH Validado — rateio de produção é calculado pela área de Gente; dados vêm do FlokzuH5 Controle de ponto em sistema próprio Validado — ifPontoH6 LGPD é preocupação Validado — fluxos de privacidade já desenhados; conta bancária separada por confidencialidade
8.1 Gente × CREMS (acoplamento crítico)
Cruzamento Detalhe Compliance documental FM é a maior dor Diretamente ligado a contratos CREMS (ML, Natura, SAP) Recrutamento de FM depende do cliente Entrevista com cliente é etapa adicional — afeta SLA Onboarding FM tem urgência diferente ”Lança vaga hoje, quer gente amanhã” — pressão do contrato Turnover FM alto Ciclo vicioso: contrata → pressão → pede demissão → contrata
8.2 Gente × Financeiro
Cruzamento Detalhe Conta bancária Itaú separada Financeiro não acessa salários; apenas Planejamento Financeiro e Rodrigo (DF) PPR calculado por Gente Dados de faturamento/margem vêm do Financeiro; resultado final aprovado por Ricardo PJs aprovados no Itaú por Gente Financeiro só tem uma etapa de aprovação; gestão total é de Gente
8.3 Gente × TI (Michael Sousa)
Cruzamento Detalhe Onboarding/Offboarding → TI Flokzu notifica TI para provisionar/bloquear acessos Senior é sistema da TI Michael administra; Gente é o principal usuário Milvus é sistema de chamados TI Gente é o maior consumidor de chamados internos
8.4 Gente × Costal
Cruzamento Detalhe CSC atende ambas empresas Mesma equipe, mesmos sistemas Fluxos Costal não existem Expectativa: processos encurtados, mais ágeis Sienge (Costal) potencialmente integra com folha A validar quando ERP Costal avançar
8.5 Gente × Orçamentação Costal
Cruzamento Detalhe PPR de produção ligado a faturamento de áreas Rateio de comissão usa dados que virão do Flokzu/Financeiro Contratação rápida para obras Costal precisa de velocidade de admissão para início de obras
9. Proposta de agentes (validada/ajustada)
Agente Aplicação em Gente Validação Compliance Agent Automação de envio documental FM (ML, Natura, SAP) — rastreio de vencimentos, upload automatizado, alertas de bloqueio ✅ Dor #1 — máxima prioridade FAQ Bot / HR Assistant Atendimento de dúvidas básicas (holerite, documentos, processos) — substitui Milvus para L1 ✅ “Carta para consulado” — volume alto, resolução simples Talent Hunter Busca inteligente de consultores imobiliários — além de LinkedIn booleano ✅ Camila tentou ChatGPT — não funcionou PPR Calculator Automação de cálculo de PPR com múltiplas fontes (Flokzu + Financeiro) ⚠ Médio — depende de integração de dados Onboarding Orchestrator Automação de steps de onboarding (Primeiro Amigo, cronograma, kit) ⚠ Flokzu já faz parcialmente
10. Lacunas conhecidas
11. Próximos passos
# Passo Owner Prazo 1 Receber fluxos de privacidade de Camila Rafael Esta semana 2 Registrar Camila Silva no directory Rafael Imediato 3 Avaliar agente de compliance FM no blueprint Pedro Blueprint v1 4 Mapear dados de RH sensíveis para exclusão Screener Rafael Sprint-4 5 Validar integração Senior ↔ Sienge quando Costal avançar Michael / Camila Médio prazo
12. Ver também
Spec consolidado por Rafael Rossetto em 2026-05-15, a partir de discovery efetuado em 14/05 com Camila Silva. AS-IS validado com owner. Maior dor: compliance documental FM (diário, manual, bloqueio de pagamento). Área é produtora de dados relevantes, não consumidora pura.